Tôi không biết các quý vị quan niệm thế nào là một nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đặc biệt là kinh doanh lĩnh vực quản lý tòa nhà chung cư. Đối với Housecare, một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý chuyên nghiệp không phải là một đơn vị lớn, càng không phải một đơn vị có tiềm lực tài chính mạnh, mà là một đơn vị được đầu tư chuyên nghiệp từ mỗi con người, mỗi thành viên của công ty và ở mọi vị trí.

Mục lục

1. Số lượng nhân viên vừa đủ

2. Chất lượng nhân viên tốt và ổn định

3. Doanh nghiệp có tinh thần học hỏi cao

xem thêm:"quy trình xin cấp giấy phép quản lý vận hành nhà chung cư"

1. Số lượng nhân viên vừa đủ:

Công ty có nhiều nhân viên chưa hẳn đã là là một công ty tốt. Đánh giá một công ty cần dựa vào nhiều yếu tố nhưng với số lượng nhân viên vừa đủ để vừa tạo động lực cho nhân viên làm việc, vừa tinh giản bộ máy, thuận tiện cho công tác quản lý và giao việc. Số lượng nhân viên trong một tổ chức có thể là tiêu chí đánh giá quy mô của tổ chức nhưng nhất định không phải tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của tổ chức, đặc biệt là một tổ chức cung cấp dịch vụ.

Xác định như thế nào là số lượng nhân viên vừa đủ cho một bộ phận, một vị trí, một công ty là công việc bộ phận nhân sự. Họ sẽ dựa vào khối lượng công việc và thời gian duy trì dịch vụ trong một năm để đưa ra hệ số chính xác cho việc tuyển dụng, chuẩn bị nhân sự, còn gọi là định biên nhân sự. Hệ số đó sẽ giao động từ 1.2 -1.5 tùy từng vị trí và tính chất công việc.

VD cụ thể như sau: 

Tại bộ phận kỹ thuật vận hành tòa nhà, quy mô của một tòa nhà nhỏ cần có 3 người làm việc, chia 3 ca để duy trì chế độ vận hành hệ thống kỹ thuật của chung cư 24/7; và làm việc cả 365 ngày/năm.

Tuy nhiên, thực tế người lao động được quyền nghỉ tuần 52 ngày/năm; 10 ngày nghỉ Lễ, và 12 ngày Phép, như vậy tổng số ngày nghỉ là: 74 ngày (số ngày đi làm là 365-74 = 291 ngày thực tế làm việc.

Hệ số tuyển dụng tại vị trí đó là: 365/291 = 1.25

Như vậy để có 3 người làm hết khối lượng công việc của tòa nhà đó cần tuyển dụng: 3 x 1.25 = 3.75.

Kết luận lại: cần tuyển 4 người cho vị trí trên.

Lĩnh vực dịch vụ cần người duy trì suốt năm nên chi phí nhân sự rất lớn, việc định biên nhân sự và giao việc đến từng nhân sự đảm bảo hiệu quả cao, chi phí hợp lý, vừa đủ để không dư thừa nhân sự là câu hỏi và thách thức lớn đối với bộ phận nhân sự.

2. Chất lượng nhân viên tốt và ổn định.

Ngoài việc định biên nhân sự mỗi bộ phận, chất lượng nhân sự cũng là một tiêu chí đau đầu của bộ phận điều hành công ty. Yêu cầu đòi hỏi phải:

- Có yêu cầu tuyển dụng rõ ràng: ngay từ đầu vào, các yêu cầu, tiêu chí tuyển dụng cần rõ ràng, để người ứng tuyển biết và chuẩn bị sẵn tâm thế làm việc nếu được tuyển dụng.

- Công tác đào tạo bài bản: Công tác đào tạo mang tính chất then chốt ở một công ty dịch vụ. Ngoài việc đào tạo chuyên môn, thì đào tạo kỹ năng mềm và giao tiếp khách hàng là khá quan trọng.

Hiện tại, công ty Housecare đang áp dụng chế độ đào tạo cho các bộ phận dịch vụ là lao động trực tiếp (trừ bộ phận hành chính văn phòng và các bộ phận hỗ trợ) như sau:

- Đào tạo ban đầu: đào tạo kỹ năng mềm cho người đã có chuyên môn và đào tạo thêm chuyên môn cho người chưa có chuyên môn.

- Đào tạo thường kỳ: là chương trình đào tạo trực tiếp tại các dự án, với phương pháp cầm tay chỉ việc, quản lý đào tạo nhân viên và nhân viên đào tạo lẫn nhau.

- Đào tạo định kỳ: đào tạo luân phiên các dự án hàng quý, hàng năm.

- Làm thế nào để chất lượng nhân sự tốt và ổn định chính là nhờ công tác đào tạo và giám sát, kiểm tra chặt chẽ của các bộ phận chuyên môn.

- Công tác đánh giá nhân viên định kỳ bằng các phương pháp khác nhau qua đồng nghiệp, qua quản lý, qua khách hàng…

3. Doanh nghiệp có tinh thần học hỏi cao.

Doanh nghiệp có tinh thần học hỏi cao được thể hiện:

- Luôn tiếp thu mọi ý kiến một cách cầu thị và thiện chí. Đặc biệt là ý kiến của khách hàng đều sẽ được xem xét và đưa ra giải pháp hợp lý, phù hợp với đối tượng và hoàn cảnh.

Các cá nhân hoặc bộ phận trong công ty luôn kiên trì giải thích và khắc phục sự cố một cách kịp thời và chính xác, tuân thủ quy trình làm việc, nội quy công ty và thượng tôn pháp luật.

Như vậy, có nghĩa là mọi ý kiến đều sẽ được ghi nhận và giải quyết một cách thấu đáo để hai bên tìm tiếng nói chung trong quá trình hợp tác. Hai bên ở đây không phải chỉ đề cập đến Housecare với khách hàng mà ngay kể cả Housecare với nhân viên nội bộ hay với các đơn vị cùng ngành cũng sẽ hoạt động trên tiêu chí đó.

- Luôn cải thiện dịch vụ: đánh giá chất lượng của ngành dịch vụ luôn mang tính chất định tính, khó định lượng được. Tuy nhiên, cuối cùng của việc chất lượng dịch vụ tốt là làm hài lòng khách hàng. Vậy nên, “sự hài lòng của khách hàng là tiêu chí tốt nhất để chúng tôi đánh giá chất lượng dịch vụ. Sự không hài lòng của khách hàng là tiêu chí để chúng tôi cải thiện dịch vụ”.