Hiện nay, kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư đang ngày càng phát triển, kéo theo đó là sự cạnh tranh của rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp. Chính vì vậy, các Ban quản trị nhà chung cư khá đau đầu khi lựa chọn nhà thầu cung cấp dịch vụ quản lý nhà chung cư, bởi mỗi nhà chung cư có những đặc điểm riêng biệt, nên tiêu chuẩn lựa chọn nhà thầu của các Ban quản trị tòa nhà cũng khác nhau. Về cơ bản, sẽ có 3 tiêu chuẩn để đánh giá một công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư an toàn.

1. Có đầy đủ hồ sơ pháp lý theo yêu cầu

2. Có đầy đủ các quy trình làm việc

3. Có năng lực quản lý vận hành nhà chung cư

1. Có đầy đủ hồ sơ pháp lý theo yêu cầu

Để được phép hoạt động kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, doanh nghiệp cần có đủ hồ sơ pháp lý theo yêu cầu, cụ thể là:

- Về đăng ký kinh doanh: doanh nghiệp phải được thành lập theo đúng quy định của pháp luật tại Khoản 2 Điều 105 Luật Nhà ở 2014, và phải có đầy đủ các ngành nghề sau:

+ Dịch vụ hỗ trợ tổng hợp

+ Vệ sinh chung nhà cửa

+ Vệ sinh nhà cửa và các công trình khác

+ Dịch vụ chăm sóc và duy trì cảnh quan

+ Dịch vụ hành chính, văn phòng tổng hợp

+ Dịch vụ quản lý bất động sản

- Về giấy phép quản lý vận hành nhà chung cư : doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn quản lý vận hành nhà chung cư, hay còn gọi là giấy phép quản lý vận hành nhà chung cư, do Cục quản lý nhà và thị trường bất động sản cấp, và được niêm yết công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Xây dựng, đồng thời các bộ phận, phòng ban và cán bộ nhân viên trực thuộc, trực tiếp làm công tác quản lý vận hành tòa nhà phải có giấy chứng nhận quản lý vận hành tòa nhà.

2. Có đầy đủ các quy trình làm việc

Một công ty quản lý vận hành nhà chung cư uy tín cần phải có đầy đủ các quy trình làm việc của các bộ phận như: quy trình vận hành quản lý kỹ thuật, bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà an toàn,  dịch vụ vệ sinh tòa nhà sạch sẽ, dịch vụ bảo vệ nhà chung cư an toàn, quy trình quản lý tài chính tòa nhà hiệu quả, quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý hành chính tòa nhà, quy trình quản lý rủi ro nhà chung cư hiệu quả,...

Việc thực hiện theo đúng các quy trình làm việc không chỉ giúp nâng cao sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, mà còn giúp nâng cao hiệu quả quản lý vận hành nhà chung cư, đồng thời giúp phòng ngừa được những rủi ro không đáng có. Cụ thể, các quy trình điển hình gồm có:

- Bộ phận kỹ thuật: quy trình bảo trì thang máy, quy trình kiểm tra và vận hành máy phát điện, quy trình bảo dưỡng hệ thống điều hòa không khí và thông gió, quy trình bảo dưỡng thiết bị phòng cháy chữa cháy chung cư, quy trình bảo dưỡng thiết bị tổng thể, quy trình xử lý các sự cố khẩn cấp trong nhà chung cư,…

- Bộ phận vệ sinh: quy trình làm sạch các khu vực chung, quy trình làm sạch nhà vệ sinh, quy trình lau và gạt kính,…

- Bộ phận an ninh bảo vệ: quy trình kiểm soát khách ra vào tòa nhà, quy trình kiểm soát tài sản tòa nhà, quy trình tuần tra, quy trình xử lý vi phạm, …

- Bộ phận hành chính – lễ tân: quy trình xử lý công văn đi/đến, quy trình lập và quản lý biên bản, quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin, quy trình đăng ký khách đến thăm và làm việc, quy trình giải quyết khiếu nại, …

- Quản lý chung: Quy trình quản lý các nhà thầu, quy trình kiểm soát thi công, quy trình lập và kiểm soát các báo cáo, quy trình quản lý tài sản, thiết bị, các quy trình xử lý tình huống khẩn cấp,…

3. Có năng lực quản lý vận hành nhà chung cư

Ngày nay, cư dân chung cư có xu hướng lựa chọn các căn hộ chung cư an toàn, tiện nghi, được đầu tư đầy đủ, đòi hỏi một đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư với  ban quản lý nhà chung cư chuyên nghiệp. Vì vậy, việc các chủ đầu tư và Ban quản trị tòa nhà lựa chọn thuê công ty quản lý vận hành nhà chung cư chất lượng giữa rất nhiều các công ty cung cấp dịch vụ, có ảnh hưởng không nhỏ đến cư dân chung cư.

Một trong các tiêu chí mời thầu dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư của Ban quản trị tòa nhà là năng lực quản lý vận hành nhà chung cư, trong đó, họ thường quan tâm nhiều đến kinh nghiệm thực tế và hiệu quả công tác quản lý vận hành các chung cư khác của doanh nghiệp. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư uy tín, có thể không cần hoạt động lâu năm, nhưng nếu đã và đang quản lý vận hành các nhà chung cư khác một cách an toàn, hiệu quả thì sẽ có ấn tượng tốt đối với bên mời thầu. Do vậy, các công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp cần cho khách hàng thấy được kinh  nghiệm hoạt động thực tế của mình.

xem thêm:"vai trò chức năng của ban quản trị chung cư"