Nhà chung cư là bao gồm nhiều gia đình, nhiều căn hộ nhỏ sinh sống và làm việc trong cùng một tòa nhà. Do vậy, công tác quản lý vận hành nhà chung cư vô cùng phức tạp, yêu cầu các đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng. Đặc biệt, dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư uy tín còn bao gồm nhiều dịch vụ bổ trợ khác như: dịch vụ vệ sinh tòa nhà hiệu quả, an ninh tòa nhà 24/7,… yêu cầu mỗi bộ phận chuyên môn đều phải có năng lực nhất định và trình độ chuyên môn nhất định. Đó cũng là lý do vì sao các công ty quản lý vận hành nhà chung cư cần phải có giấy phép quản lý vận hành nhà chung cư mới được hoạt động ngành nghề này.

Trong công tác quản lý vận hành tòa nhà, để việc quản lý tài chính tòa nhà hiệu quả, các Ban quản lý tòa nhà cũng rất thận trọng, cân nhắc, bởi lẽ, nguồn thu thì có hạn mà vẫn phải đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất cho cư dân. Để thực hiện được điều này, các đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư cần phải khai thác tòa nhà chung cư hiệu quả để tăng nguồn thu, giảm phí dịch vụ trong nhà chung cư, đồng thời giảm các khoản chi không quan trọng nhưng vẫn phải đảm bảo những khoản chi thiết yếu nhất. Có 5 khoản mục mà Ban quản trị bắt buộc phải chi đó là:

1. Chi thuê dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

2. Chi bảo trì, bảo dưỡng lớn nhà chung cư

3. Chi tiền điện, tiền nước phục vụ cho khu công cộng

4. Chi tập huấn PCCC định kỳ

5. Chi các hoạt động đoàn thể trong tòa nhà

1. Chi thuê dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

Luật nhà ở 2014 quy định các nhà chung cư có thang máy phải có đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp. Vì nhà chung cư, tòa nhà cao tầng có hệ thống kỹ thuật rất phức tạp, yêu cầu kiến thức chuyên môn nhiều ngành nghề, mới có thể vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà an toàn và hiệu quả. Quan trọng hơn, đơn vị quản lý sẽ có đủ kinh nghiệm và chuyên môn để quản lý rủi ro nhà chung cư hiệu quả, xử lý các sự cố khẩn cấp trong nhà chung cư chính xác và nhanh chóng, hạn chế tối đa thiệt hại về con người và tài sản. Vì vậy, việc thuê công ty quản lý vận hành nhà chung cư chất lượng là điều cần thiết. Và ban quản trị phải cân đối giữa việc thuê dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư uy tín và nguồn ngân sách hiện có để làm sao đảm bảo chất lượng dịch vụ và an toàn cho cả khu nhà.

2. Chi bảo trì, bảo dưỡng lớn nhà chung cư

Công tác bảo trì, bảo dưỡng trong nhà chung cư được thực hiện nhờ vào kinh phí từ quỹ bảo trì nhà chung cư. Cụ thể, theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, kinh phí bảo trì được sử dụng để:

- Chi cho bảo trì các hạng mục theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở.

- Chi bảo trì các hệ thống thiết bị chung gồm thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống thông gió, các thiết bị điện dùng chung,...

- Chi bảo trì hệ thống hạ tầng kỹ thuật, các công trình công cộng kết nối với nhà chung cư; quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở.

- Chi xử lý nước thải, hút bể phốt định kỳ

- Chi cho các hạng mục khác thuộc sở hữu chung nhà chung cư theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ hoặc theo quy định của pháp luật về nhà ở.

3. Chi tiền điện, tiền nước phục vụ cho khu công cộng

Chi phí cho tiền điện, nước phục vụ các phần sở hữu chung, tiện ích công cộng gồm:

- Chi tiền nước: nước phục vụ nhà vệ sinh công cộng, chăm sóc cây xanh tại nhà chung cư , vệ sinh chung cư, phục vụ hoạt động công cộng khác của nhà chung cư nếu có

- Chi tiền điện: điện chiếu sáng, điện phục vụ công tác bảo trì, bảo dưỡng, vận hành hệ thống kỹ thuật, điện phục vụ các bộ phận của ban quản lý tòa nhà…

4. Chi tập huấn PCCC định kỳ

Phòng cháy chữa cháy chung cư (PCCC chung cư) là vấn đề đang được quan tâm hàng đầu tại các chung cư, sau nhiều sự kiện cháy chung cư xảy ra những năm gần đây. Công tác tập huấn phòng cháy chữa cháy chung cư nhằm trang bị cho cư dân những kiến thức, kỹ năng cần thiết về phòng cháy chữa cháy, cách xử lý tình huống và thoát hiểm an toàn là điều vô cùng cần thiết. thông thường, cần tổ chức tập huấn phòng cháy chữa cháy cho nhà chung cư ít nhất mỗi năm 1 lần. Chi phí cho tập huấn phòng cháy chữa cháy gồm có: mua nguyên vật liệu, chi cho cán bộ tập huấn,...đều lấy từ nguồn phí dịch vụ hàng tháng của cư dân.

5. Chi các hoạt động đoàn thể trong tòa nhà

Sinh hoạt cộng đồng, hoạt động đoàn thể là một phần không thể thiếu trong cuộc sống của cư dân. Các hoạt động này không chỉ giúp cư dân tiếp cận, nắm bắt các quy định, thông tin mới, mà còn là nơi bày tỏ mong muốn, nguyện vọng của họ. Thêm vào đó, các hoạt động v��n hóa, văn nghệ tập thể tại nhà chung cư sẽ góp phần nâng cao tinh thần đoàn kết, kết nối cộng đồng và nâng cao chất lượng đời sống của cư dân. Phần lớn các khoản chi cho các hoạt động đoàn thể này được chi khi phát sinh. Bên cạnh đó, một khoản mục cũng được trích hàng tháng để lập quỹ như quỹ thiếu nhi, quỹ người cao tuổi, … của nhà chung cư. Nguồn thu quỹ dùng để chi cho các hoạt động này là do cư dân chung cư đóng góp, mức đóng góp và số lượng các loại quỹ được thống nhất tại Hội nghị nhà chung cư.