Ban quản lý tòa nhà là một đơn vị độc lập do chủ đầu tư hoặc ban quản trị nhà chung cư thuê để quản lý vận hành nhà chung cư. Họ là một đơn vị chuyên biệt, chỉ làm công tác vận hành nhà chung cư. Trong thực tế hoạt động hoặc theo các quy định của Pháp luật thì họ không có vai trò gì liên quan đến quỹ bảo trì nhà chung cư cả.

Thông thường, quỹ bảo trì nhà là do cư dân và chủ đầu tư cùng nhau thỏa thuận và được nêu rõ trong hợp đồng mua bán căn hộ hoặc các văn bản liên quan. Bản chất quỹ này được đóng góp bởi cư dân chung cư để bảo trì tòa nhà trong quá trình sử dụng (sau khi hết thời hạn bảo hành). Nó mang tính chất lâu dài và bền vững. Vì thế, quỹ này ban đầu do chủ đầu tư nắm giữ. Sau khi Ban quản trị được thành lập và hoạt động theo đúng yêu cầu của pháp luật thì Ban quản trị sẽ nắm giữ. Việc đàm phán về thời gian bàn giao, tổng số tiền bàn giao, phương thức bàn giao…hay mọi vấn đề liên quan đến quỹ này đều do Ban quản trị đứng ra đàm phán và giao dịch với chủ đầu tư. Sau khi nhận được quỹ bảo trì, Ban quản trị phải lập tài khoản tại một tổ chức tín dụng hoạt động tại Việt Nam để quản lý toàn bộ quỹ này.

Sử dụng kinh phí bảo trì tuân theo điều 37 của Thông tư 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 02 năm 2016 . Theo đó, kinh phí bảo trì chỉ được dùng để bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà đó. Khi sử dụng phải có hóa đơn, chứng từ, ghi chép sổ sách đầy đủ. Mọi thu chi liên quan phải được báo cáo công khai tại hội nghị nhà chung cư. Do vậy, quỹ này hoạt động độc lập và tách biệt hẳn với hoạt động của ban quản lý tòa nhà, nó không liên quan cả về hành chính lẫn tài chính. Vì thế, ban quản trị là đơn vị duy nhất và sau cùng chịu trách nhiệm với cư dân chung cư về việc quản lý và sử dụng quỹ này.