Theo quy định của thông tư 02/2016/TT-BXD thì Ban quản trị tòa nhà được toàn quyền quản lý và quyết định thu chi kinh phí bảo trì tòa nhà, tất nhiên là dựa trên pháp luật quy định và quy chế hoạt động của ban quản trị từng tòa nhà nói riêng. Thông tư cũng nêu rõ rằng kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư (phí dịch vụ trong chung cư), do các chủ sở hữu đóng góp để đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư sử d���ng vào công tác quản lý vận hành tòa nhà, theo luật định.

 Như vậy, về mục đích thì phí dịch vụ để phục vụ cho công tác quản lý vận hành tòa nhà, nên Ban quản trị nhà chung cư cũng có thể thu phí dịch vụ và bàn giao lại cho Ban quản lý tòa nhà để họ sử dụng, và có báo cáo lại định kỳ theo cam kết giữa các bên. Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động, để thuận tiện trong công tác quản lý, Ban quản trị thường ủy quyền cho Ban quản lý tòa nhà thu phí và báo cáo lại Ban quan trị theo thỏa thuận giữa hai bên. Điều này cũng thuận theo tự nhiên, cũng như bản chất và mục đích chi tiêu của phí dịch vụ, vì:

xem thêm :"Cách tính phí dịch vụ cho dân cư"

1. Ban quản trị không có đủ nguồn lực để thực hiện công tác thu phí dịch vụ chung cư, nhưng họ vẫn nắm được hoạt động của nó thông qua các báo cáo

 Ban quản trị được lập nên để đại diện cho các chủ sở hữu trong tòa nhà. Vì vậy, họ thuộc nhiều lứa tuổi và ngành nghề khác nhau, họ thậm chí vẫn còn đang công tác và tham gia nhiều hoạt động xã hội khác. Vì vậy, nếu nói về thời gian và nguồn lực cũng như kiến thức chuyên môn còn hạn chế, họ không thể túc trực để thực hiện công tác thu chi phí dịch vụ hàng ngày như Ban quản lý được. Hơn nữa, họ đã tin tưởng và dành thời gian để xét duyệt,  tuyển chọn một công ty quản lý vận hành nhà chung cư uy tín thì họ sẽ để cho bộ phận thu ngân của ban quản lý thu phí dịch vụ. Vì dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư 24/7, được triển khai liên tục trong ngày nên thuận tiện cho cư dân trong công tác liên lạc và đóng phí dịch vụ. Một ban quản lý nhà chung cư uy tín sẽ luôn có phương án quản lý tài chính tòa nhà một cách khoa học và an toàn. Nhờ đó, trách nhiệm cũng như công việc của Ban quản trị tòa nhà được giảm thiểu và đơn giản hơn rất nhiều.

2. Ban quản lý chủ động hơn trong công tác quản lý vận hành tòa nhà.

 Có nguồn thu từ phí dịch vụ tòa nhà, thì ban quản lý sẽ chủ động hơn trong công tác chi tài chính dành cho các hoạt động của tòa nhà như chi trả nhân công cho Ban quản lý tòa nhà, chi trả tiền điện, tiền nước, tiền vận chuyển, xử lý rác…của tòa nhà. Đó là những khoản thu thường xuyên và được trích từ phí dịch vụ tòa nhà hàng tháng. Tất cả các khoản thu- chi này đều sẽ được báo cáo ban quản trị và cư dân định kỳ theo sự thỏa thuận của các bên, có thể hàng tháng hoặc hàng quý.

 Do công tác quản lý vận hành không chỉ liên quan đến các hoạt động kỹ thuật, dịch vụ mà còn liên quan đến cả công tác hành chính và tài chính nói chung nên ban quản trị tòa nhà trong quá trình xét duyệt, kiểm tra, nghiên cứu hồ sơ thầu và lựa chọn thuê công ty quản lý vận hành nhà chung cư chất lượng để ngoài việc họ quản lý tòa nhà hiệu quả, họ còn tư vấn chuyên môn cũng như ngành nghề được sát thực và an toàn cho toàn bộ cư dân sinh sống trong tòa nhà.