Đối với bất cứ tòa nhà nào, công tác quản lý vận hành nhà chung cư cũng cực kỳ quan trọng. Nó là hoạt động xương sống, thiết yếu, đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà được diễn ra một cách an toàn và ăn khớp. Vì lẽ đó, Sau khi được các cơ quan có thẩm quyền công nhận tính pháp lý của tổ chức thì Ban quản trị phải chuẩn bị phương án để nhận bàn giao lại tòa nhà. Nếu ban quản trị nhà chung cư thông qua Hội nghị nhà chung cư được các cư dân chung cư đồng thuận trong việc tiếp tục giữ lại đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư cũ để phục vụ cho công tác quản lý tòa nhà thì mọi việc trước, trong và sau bàn giao rất dễ dàng. Tuy nhiên, nếu cư dân thống nhất thay đổi đơn vị quản lý tòa nhà thì công tác nghiên cứu quy định, tổ chức mời thầu, chấm thầu và vận hành sau bàn giao cần phải được tiến hành một cách bài bản và thận trọng nhất có thế.

Vậy nhưng với tinh thần tiết giảm chi phí, Ban quản trị có thể chỉ thuê công ty quản lý vận hành nhà chung cư theo diện chuyển giao công nghệ được không? Tức là đơn vị vận hành đảm nhận khâu tuyển dụng, đào tạo, xây dựng quy trình, set up những nội dung ban đầu trong một thời gian hữu hạn, rồi sẽ bàn giao lại cho Ban quản trị, để họ tiếp tục điều hành công việc và vận hành hệ thống.

Theo thông tư số 02/2016/TT-BXD thì Trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật nhà ở thì Ban quản trị nhà chung cư không được thuê người lao động, không được thành lập các bộ phận trực thuộc. Trường hợp nhà chung cư không yêu cầu phải có đơn vị quản lý vận hành thì Ban quản trị được thuê các dịch vụ chuyên biệt để quản lý vận hành nhà chung cư.

Như vậy nhìn chung thì Ban quản trị không được tự ý quản lý vận hành tòa nhà chung cư mà vẫn phải thuê ngoài dịch vụ trọn gói hoặc các dịch vụ chuyên biệt, tùy tính chất từng tòa nhà. Hơn nữa, trên thực tế, Ban quản trị gồm nhiều các thành viên ở các lĩnh vực khác nhau. Có nhiều người còn trong độ tuổi lao động và cống hiến. Họ coi công tác quản trị khu nhà chỉ như một hoạt động cộng đồng hoặc vì cái tâm họ muốn cống hiến, chứ không phải là nơi kiếm tiền, gia tăng thu nhập. Vì vậy, về mặt kiến thức và thời gian họ cũng rất hạn hẹp. Họ không đủ khả năng để có thể tham gia công tác quản lý vận hành tòa nhà 24/7. Vì những lý do đó mà công tác quản lý tòa nhà sẽ được thuê ngoài thường xuyên và liên tục, vì ban quản trị không đủ pháp lý cũng như chuyên môn để đảm nhận công tác này sau chuyển giao công nghệ. Cũng bởi, quản lý tòa nhà là:

- Quản lý toàn bộ hệ thống cơ điện của tòa nhà: hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống PCCC chung cư, hệ thống điều hòa thông gió…

- Quản lý các chốt an ninh bảo vệ: phân công trông giữ phương tiện, điều tiết giao thông, tuần tra…

- Quản lý dịch vụ vệ sinh: phân công người làm từng vị trí, kiểm soát chất lượng công việc, tuyển dụng và đào tạo nhân viên…

- Đảm bảo các bộ phận hành chính, tài chính, kế toán, lễ tân… hoạt động đúng quy trình kỹ thuật, quản lý sâu sát, chặt chẽ…

- Khai thác khách hàng và tiềm năng của tòa nhà

- Đảm bảo quản lý rủi ro nhà chung cư xử lý các sự cố khẩn cấp trong nhà chung cư được chính xác, nhanh chóng và triệt để.

Và còn rất nhiều những công việc tiểu tiết khác của công tác quản lý tòa nhà cần phải được triển khai và giám sát trong quá trình thực hiện. Trong đó, công việc quan trọng nhất là việc đảm bảo an ninh, an toàn cho tòa nhà, cũng chính là đảm bảo cho cư dân một cuộc sống thanh bình văn minh. Điều này gây khó khăn lớn trong công tác quản lý vận hành nếu như Ban quản trị đứng ra chủ trì và điều hành.

xem thêm:"dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ trong dịch vụ quản lý tòa nhà"