Để mời thầu dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư, ban quản trị cần trải qua các bước sau:

1. Tìm hiểu và khoanh vùng thị trường

2. Thẩm định năng lực các nhà thầu

3. Lập hồ sơ yêu cầu

4. Gửi thư mời thầu

5. Thu thập hồ sơ và đóng thầu, mở thầu

6. Thẩm định hồ sơ chào thầu

7. Tham dự thuyết trình hoặc làm rõ hồ sơ chào thầu

8. Lập danh sách ngắn các nhà thầu

9. Thương thảo hợp đồng

10. Ký kết hợp đồng

11. Phối hợp và giám sát thực hiện hợp đồng

 

1. Tìm hiểu và khoanh vùng thị trường

Thị trường các nhà cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà hiện rất nhiều, Ban quản trị nên tìm hiểu thị trường chung. Căn cứ vào một vài tiêu chí cơ bản, Quý khách hàng nên khoanh vùng một vài đơn vị tiền năng. Các đơn vị này phù hợp tương đối với khả năng và tiêu chí của Quý khách hàng. Một vài tiêu chí mà Quý khách hàng có thể tham khảo:

- Tính pháp lý của doanh nghiệp: đăng ký kinh doanh, giấy phép đủ điều kiện quản lý vận hành tòa nhà.

- Tổng hợp các nguồn tài chính của tòa nhà.

- Yêu cầu chất lượng dịch vụ của tòa nhà phù hợp với khả năng tài chính hiện có.

2. Thẩm định năng lực các nhà thầu:

- Đưa ra một vài nhà thầu phù hợp.

- Nghiên cứu năng lực các nhà thầu đó thông qua các nguồn tin thị trường như trang web, đối tác, nhân viên của nhà thầu...

Tại bước này, Quý khách hàng cần đầu tư thời gian và công sức xứng đáng, bởi các thông tin thị trường mà chính Quý khách hàng thu thập được luôn mang tính khách quan nhất. Nó chưa bị biên soạn hay làm đẹp. Nó là các thông tin xác thực và đáng để tham khảo, nhất là từ những đối tác đã hợp tác với chính nhà thầu đó.

3. Lập hồ sơ yêu cầu:

Hồ sơ yêu cầu sẽ thường bao gồm:

- Yêu cầu về tính pháp lý doanh nghiệp.

- Yêu cầu về kinh nghiệm nhà thầu.

- Yêu cầu về tài chính nhà thầu: lịch sử tài chính trước đó và yêu cầu về tài chính trong quá trình thực hiện chào thầu cũng như trúng thầu và thực hiện hợp đồng.

- Yêu cầu về số lượng và chất lượng nhân sự toàn đơn vị.

- Yêu cầu phương án và báo giá đối với hạng mục thầu.

- Yêu cầu về các mốc thời gian: gửi thư mời thầu, khảo sát, thu hồ sơ thầu, đóng thầu, mở thầu, sửa đổi, thuyết trình, thương thảo, thông báo thầu, ký hợp đồng, thực hiện hợp đồng.

Tại bước này, Quý khách hàng cũng cần nghiên cứu kỹ và lựa chọn các tiêu chí phù hợp để đưa vào hồ sơ yêu cầu. Tránh tình trạng, hồ sơ yêu cầu quá nhiều, quá dài dòng, mang nặng tính hành chính nhưng không đáp ứng được thực tế công việc về sau. Vì vậy, yêu cầu tiên quyết đối với hồ sơ yêu cầu là phải sát với thực tế, coi trọng hiệu quả công việc.

4. Gửi thư mời thầu

- Lập danh sách các nhà thầu tiềm năng: Quý khách hàng nên lựa chọn nhà thầu phù hợp với mình, chứ không phải chọn nhà thầu năng lực hay lâu năm nhất.

- Gửi thư mời thầu.

- Xác nhận thư mời thầu.

5. Thu thập hồ sơ và đóng thầu, mở thầu:

- Thu hồ sơ theo đúng quy trình của pháp luật và quy định của hồ sơ yêu cầu.

- Thời gian đóng thầu và mở thầu: Thời gian đóng thầu thường xác định là thời hạn chót nộp hồ sơ thầu. Sau đó thời hạn mở thầu là thời hạn đầu buổi thuyết trình.

Tuy nhiên, bây giờ để thuận tiện cho các bên, thời hạn đóng thầu và mở thầu có thể liền sát nhau để tiết giảm chi phí thầu cũng như chi phí đi lại của các bên.

6. Thẩm định hồ sơ chào thầu:

Sau khi mở thầu, bên mời thầu sẽ có hội đồng thẩm định thầu để thẩm định hồ sơ. Thanh phần hội đồng bao gồm những người có chuyên môn,có thể có tính quyết định, có thể không nhưng nên là những người có tính quyết định nằm trong hội đồng thẩm định thầu thì công việc sẽ thuận tiện hơn. Hội đồng thẩm định sẽ căn cứ vào các tiêu chí đã đề ra ở hồ sơ thầu để thẩm định và cho điểm hồ sơ thầu.

Tuy vậy, để khách quan và xác thực nhất, hội đồng thẩm định vẫn cần đi thực tế để tham khảo các thông tin thị trường khác, nhằm bổ sung thêm cho hồ sơ chào thầu.

7. Tham dự thuyết trình hoặc làm rõ hồ sơ chào thầu:

Bước này dành cho các đơn vị chào thầu muốn làm rõ thêm hồ sơ chào thầu bằng văn bản hoặc tại buổi thuyết trình thầu. Đây là cơ hội tốt cho hai bên chủ thầu và nhà thầu hiểu nhau hơn cũng như các khúc mắc, khó hiểu trong hồ sơ thầu được làm rõ. Vì vậy, nhà thầu thường sẽ thể hiện hết mình, đôi lúc hơi quá so với thực tế thì các thành viên trong hội đồng chấm thầu cũng cần chuẩn bị kiến thức và ý kiến để phản biện, để đưa ra lựa chọn chính xác nhất.

8. Lập danh sách ngắn các nhà thầu:

Sau khi hoàn thành 7 bước trên, bên mời thầu sẽ có danh sách ngắn, khoảng 3 nhà thầu để nghiên cứu tiếp dựa trên các tiêu chí khắt khe và điều kiện sẵn có của tòa nhà.

9. Thương thảo hợp đồng:

Tùy vào tiêu chí của hội đồng chấm thầu mà tất cả các nhà thầu được lựa chọn vào danh sách ngắn đều được đến thương thảo hợp đồng hoặc chỉ các nhà thầu vào danh sách ngắn hơn được đến thương thảo hợp đồng. Các tiêu chí như chất lượng dịch vụ, tài chính thực hiện gói thầu được bàn thảo công khai và cởi mở, để các bên xác định nếu cùng nhau đi tiếp bằng một bản hợp đồng cung cấp dịch vụ thì sẽ như thế nào.

10. Ký kết hợp đồng:

Sau khi thương thảo, quý vị sẽ lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ cho tòa nhà. Housecare xin nhắc lại không phải là đơn vị lâu năm nhất, hoặc đơn vị có tiềm năng tài chính nhất mà chính là đơn vị phù hợp nhất đối với khả năng tài chính và quan điểm làm việc của Quý vị.

- Soạn hợp đồng

- Ký hợp đồng

11. Phối hợp và giám sát thực hiện hợp đồng:

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên cần phối hợp để công việc được diễn ra suôn sẻ, nhịp nhàng. Tuy nhiên, việc phối hợp này cũng chính là để giám sát các bên thực hiện hợp đồng cho đúng và đủ.

xem thêm: "vai trò chức năng của ban quản trị chung cư"