Công ty TNHH kinh doanh dịch vụ Housecare Việt Nam chính thức trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chung cư HH2A Gia Thụy từ ngày 01/07/2017. Sau đây là một vài hạng mục cơ bản trong công tác quản lý vận hành chung cư mà chúng tôi đã thực hiện tại tòa nhà HH2A Gia Thụy.

Mục lục

I. Giới thiệu sơ bộ về chung cư HH2A Gia Thụy

1. Vị trí của chung cư trong khu vực

2. Quy mô khu nhà HH2A

II. Công tác quản lý vận hành chung cư

1. Bộ phận văn phòng ban quản lý

2. Bộ phận kỹ thuật

3. Bộ phận an ninh

4. Bộ phận vệ sinh- cây xanh

5. Các bộ phận hỗ trợ khác

 

I. Giới thiệu sơ bộ về chung cư HH2A Gia Thụy:

1. Vị trí của chung cư trong khu vực

Khu nhà ở cao tầng HH2A nằm trong khuôn viên của tổ hợp Lotus Lake View thuộc quận Long Biên, Hà Nội.

 

Khu nhà ở với nhiều tiện ích, gần đường, gần trường, gần các khu vui chơi, mua sắm như sân Gold, siêu thị… Từ khu nhà ở đi sang trung tâm thành phố Hà Nội, khu vực Hồ Hoàn Kiếm chỉ khoảng 4 km, mất 15 phút đi xe bus. Đây chính là ưu điểm và thế mạnh của khu chung cư đã thu hút sự quan tâm, chú ý của người dân nói chung và cư dân sinh sống trong khu nhà nói riêng, thể hiện mong muốn được sinh sống trong một môi trường trong lành, an toàn nhưng vẫn thuận tiện cho công việc và hoạt động vui chơi, giải trí khác.

2. Quy mô khu nhà HH2A

Khu chung cư HH2A được xây dựng trong khuôn viên của Lotus Lake View với tổng diện tích đất hơn 10.500m2, trong đó diện tích xây dựng chỉ có hơn 4.000m2. Vì vậy khu chung cư HH2A được hưởng chung bầu không khí trong lành cùng khu ngoại cảnh, sân chơi, vỉa hè, đường nội tuyến của cả khu tổ hợp Lotus Lake View. Riêng tổng diện tích xây dựng của khu chung cư HH2A khoảng hơn 1.000 m2, gồm 2 đơn nguyên 13 tầng, 14 căn/tầng, diện tích các căn từ 86m2 đến 103 m2. Vì vậy, phần diện tích chung bao gồm hành lang, nhà rác, phòng kỹ thuật, khu thang bộ, thang thoát hiểm, thang máy được bố trí hợp lý với quy mô của tòa nhà cũng như nhu cầu sử dụng của người dân.

Căn cứ vào vị trí và quy mô của tòa nhà, bộ phận kinh doanh phối hợp với bộ phận kỹ thuật phải lên phương án, bố trí người và công việc sao cho tiết kiệm chi phí nhưng đảm báo chất lượng dịch vụ tốt, hạn chế rủi ro không mong muốn ở mức thấp nhất.

II. Công tác quản lý vận hành chung cư

1. Bộ phận văn phòng ban quản lý:

Với quy mô chung cư không lớn, đặc thù không có khu văn phòng, thương mại hoặc kios cho thuê nên để tiết giảm chi phí, chúng tôi chủ trương bố trí bộ máy văn phòng BQL tinh gọn, chủ yếu phục vụ công việc trực tiếp, không quá chú trọng công tác quản lý văn phòng (vì đã có phí công ty hỗ trợ). Sau khi cân nhắc, chúng tôi quyết định bố trí:

- Trưởng ban quản lý khu chung cư: 01 người sẽ nắm bắt chung toàn bộ tình hình hoạt động của khu chung cư, đồng thời cần có chuyên môn sâu về kỹ thuật để chỉ đạo đội ngũ kỹ thuật bên dưới thực thi công việc được hiệu quả hơn.

- Nhân viên văn phòng: Vị trí này thường chịu trách nhiệm đối với mọi công tác văn phòng liên quan và là thu ngân của văn phòng ban quản lý chung cư. Do đó, các kiến thức, kỹ năng về tài chính, đặc biệt là thuchi tiền mặt cũng là một yêu cầu đòi hỏi lớn cho vị trí này.

2. Bộ phận kỹ thuật:

Bộ phận kỹ thuật được bố trí nhằm mục đích kiểm tra hoặc khắc phục các hỏng hóc nhỏ. Tuy nhiên điều quan trọng hơn là phát hiện và xử lý các sự cố khẩn cấp, đảm bảo cuộc sống an toàn, văn minh cho cư dân. Với yêu cầu chi phí thấp, dịch vụ trải dài 24/7 nên chúng tôi bố trí 2 nhân viên bảo vệ làm việc 12h/ngày để đảm bảo hệ thống kỹ thuật thông suốt, an toàn.

3. Bộ phận an ninh:

Quy mô tòa nhà không lớn, không có hầm nhưng có đến 2 bãi trông xe tại tầng trệt và 4 cửa ra vào (mỗi nhà xe 2 cửa ra và vào). Thêm vào đó, xung quanh chung cư là 4 mặt thoáng, giáp đường, có mặt không có cư dân, là hồ dân sinh, cũng là một khó khăn cho công tác an ninh chung cư.

Bộ phận bảo vệ lúc nào cũng phải túc trực 24/7 tại các sảnh ra vào, bãi trông xe, tuần tra xung quanh tòa nhà. Bảo vệ ngoài việc trông giữ xe còn làm công tác đảm bảo an ninh trật tự của cả tòa nhà, đặc biệt trông giữ tài sản chung của tòa nhà. Ngoài ra, cũng cần hỗ trợ bộ phận vệ sinh khi bộ phận vệ sinh hết ca trực. Và đặc biệt là thành phần cốt yếu cùng với kỹ thuật giai quyết các tình huống khẩn cấp liên quan đến an toàn trong tòa nhà.

4. Bộ phận vệ sinh- cây xanh:

Bộ phận vệ sinh và cây xanh là bộ phận đảm bảo cho bộ mặt và không gian của tòa nhà được xanh, sạch, đẹp. Bộ phận này đảm nhận toàn bộ phần vệ sinh bề mặt công cộng của chung cư bao gồm: ngoại cảnh, nhà xe, sảnh, hành lang, thang máy, thang bộ, nhà vệ sinh…

Riêng phần ngoại cảnh sẽ có cây cảnh hoặc bồn hoa xung quanh tòa nhà thì đơn vị quản lý vận hành chung cư cũng cần có người chăm sóc và cắt tỉa cây xanh, giữ gìn hình ảnh cho tòa nhà được gọn gàng và sạch sẽ.

5. Các bộ phận hỗ trợ khác.

Các bộ phận hỗ trợ này không nằm tại chung cư mà sẽ ở văn phòng công ty, hỗ trợ toàn bộ công tác nhân sự, đào tạo, kế toán hay văn phòng, thậm chí chỉ đạo kỹ thuật chung cư hoặc ứng cứu các trường hợp cần xử lý khẩn cấp. Các bộ phận hỗ trợ này có thể hỗ trợ 1 dự án hoặc nhiều dự án khác nhau. Tuy không ngồi làm việc tại một dự án cụ thể nhưng họ thật sự quan trọng, họ đóng vai trò là đầu não chỉ đạo mọi công việc của một ban quản lý chung cư cụ thể.

Như vậy, để công tác quản lý vận hành chung cư HH2A Gia Thụy được trơn tru, an toàn thì cần sự phối kết hợp của rất nhiều bộ phận với nhiều chuyên môn, ngành nghề khác nhau. Đó vừa là yêu cầu của công việc nhưng cũng là đặc thù của nghề dịch vụ quản lý vận hành chung cư mà bất kể đơn vị nào cũng cần phải đáp ứng được nếu muốn dấn thân vào nghề này.