Đối với công tác quản lý tòa nhà, ngoài bộ phận chủ chốt được coi là xương sống là bộ phận bảo trì kỹ thuật thì những bộ phận an ninh, vệ sinh, hành chính, tài chính…được coi là bộ phận phụ trợ không thể thiếu. Tùy thuộc vào quy mô của tòa nhà mà mức độ đầu tư cũng như yêu cầu của công tác hành chính và tài chính có khác nhau. Tuy nhiên, dù quy mô có nhỏ đến mức độ nào đi chăng nữa thì trong công tác quản lý tòa nhà vẫn phải tích hợp công tác quản lý hành chính và tài chính.

1. Mục đích:

- Quản lý hồ sơ, tài liệu và toàn bộ các chứng từ nghiệp vụ phát sinh trước và trong quá trình quản lý vận hành.

- Quản lý thông tin cư dân một cách khoa học và sát sao

- Hạch toán các khoản thu chi của ban quản lý

- Theo dõi, đôn đốc và hỗ trợ cư dân, các bộ phận khác các thông tin liên quan

2. Cơ cấu nhân sự:

a. Quản lý hành chính:

Một cơ cấu đầy đủ cho bộ phận hành chính sẽ bao gồm: nhân viên lễ tân và nhân viên hành chính, nhân viên nhân sự. Trong đó tùy vào yêu cầu thực tế mà số lượng nhân viên mỗi bộ phận có thể tăng hoặc giảm. Không có yêu cầu tối đa cho số lượng nhân viên bộ phận hành chính nhưng tối thiểu phải có một nhân viên phụ trách hành chính. Đối với các tòa nhà văn phòng, nhân viên lễ tân rất quan trọng, họ là bộ mặt của văn phòng, tòa nhà. Ngược lại, tòa nhà chung cư quy mô nhỏ có thể chỉ cần sử dụng một nhân viên vừa đảm nhận công tác lễ tân, vừa đảm nhận công tác hành chính nhân sự.

b. Quản lý tài chính:

Trong một tòa nhà thường có rất nhiều khoản thu-chi khác nhau, có thể phân theo công việc hoạt động của mảng tài chính như kế toán nội bộ, thu ngân, kế toán thuế, kế toán công nợ hoặc kế toán thu, kế toán chi. Để cho tiết kiệm chi phí ban quản lý thường bố trí một nhân viên kiêm tất cả các công việc kế toán nêu trên nếu quy mô tòa nhà nhỏ.

Như vậy, thực chất không có một con số chung về cơ cấu nhân sự đối với tất cả các tòa nhà. Mà đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp thường sẽ khảo sát, căn cứ vào thực tế của tòa nhà và nguồn thu mà có thể đề xuất một phương án quản lý vận hành tòa nhà sơ bộ dành riêng cho mỗi tòa nhà khác nhau.