Ngày nay, cùng với quá trình phát triển vượt bậc của nền kinh tế là cách mạng công nghệ 4.0, là sự đô thị hóa mạnh mẽ từ thành phố đến nông thôn, từ nội thành đến ngoại thành. Xây dựng một hạ tầng tốt, một nền tảng cơ bản chính là đáp ứng phần lớn cho sự phát triển ổn định và bền vững. Kéo theo đó, để đáp ứng một phần rất lớn nhu cầu sinh sống, học tập và làm việc của cư dân đô thị cũng như dân nhập cư về các thành phố lớn, thì các tòa nhà văn phòng, chung cư, TTTM hoặc các tòa nhà tổ hợp mọc lên như nấm sau mưa. Đặc biệt hơn một chục năm trở lại đây, những tòa nhà chung cư không còn quá xa xỉ, đắt đỏ đối với người dân vì có nhiều chính sách hỗ trợ, thúc đẩy và tạo điều kiện cho việc mua nhà được dễ dàng và thuận lợi hơn. Lúc này, công tác quản lý và vận hành các tòa nhà lại là yêu cầu thực tế và bức thiết hơn bao giờ hết.

Và vì vậy, chúng tôi chắc chắn rằng rất nhiều người chưa biết đến dịch vụ này, thậm chí chưa nghe thấy bao giờ, nó còn khá mới mẻ và nhỏ bé trên thị trường. Cũng như năm 2013, khi Công ty TNHH Kinh doanh dịch vụ Housecare Việt Nam được cấp phép hoạt động. Chúng tôi bắt đầu tuyển nhân viên và quảng bá dịch vụ, nhưng rất khó. Bởi vì chỉ có một số ít những nhân viên hoặc khách hàng có kinh nghiệm và hiểu biết về dịch vụ này. Một số ít hơn đã từng nghe thấy có dịch vụ này trên thị trường. Và số còn lại rất nhiều, từng hỏi chúng tôi rằng, đó là dịch vụ gì. Phải, câu hỏi chúng tôi nhận được nhiều nhất là: dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là gì?. Ban đầu, chúng tôi không khỏi băn khoăn và hoang mang khi phải làm thị trường với nhiều bỡ ngỡ và mới mẻ như vậy. Thế nhưng nhiều năm đã trải qua, chúng tôi là một minh chứng sống cho việc có cầu ắt có cung, có đầu tư ắt có phát triển, có tâm ắt có hiệu quả…Và chúng tôi đã đi như thế.

Nhưng mà ngay cả đến giờ, đã có nhiều người biết đến dịch vụ này, ngành nghề này thì cũng còn rất nhiều người chưa dành rõ lắm: hoặc là còn đang rất mơ hồ hoặc là đang góp nhặt manh mún về dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà nói chung. Do đó, bằng cái tâm làm nghề cũng như hiểu biết của mình, công ty Housecare Việt Nam xin chia sẻ với quý vị một vài thông tin cơ bản liên quan đến dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà.

1. Lịch sử của ngành dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà:

Hiện nay chúng tôi cũng chưa tìm thấy một thông tin chính xác nào nói về quá trình hình thành và phát triển của nghề quản lý và vận hành tòa nhà trên thế giới, cũng như tại Việt Nam. Tuy nhiên, theo cá nhân tôi, cũng như một số ngành nghề khác, nó xuất phát từ thực tế khách quan của thị trường.

Cụ thể như tại Việt Nam, ban đầu chỉ là các cá nhân, các nhóm tự phát, cung cấp dịch vụ một cách nhỏ lẻ và manh mún từ hơn chục năm nay. Sau đó, ngành dịch vụ quản lý tòa nhà dần dần trở thành một nghề như bất cứ một nghề nào khác trong xã hội. Và đánh dấu sự phát triển đó là thông tư số 02/2016 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư. Thông tư này đã tác động đến hầu hết các cơ quan, đơn vị cung cấp dịch vụ; nhằm đưa hoạt động quản lý tòa nhà vào khuôn khổ và quy định của pháp luật được chính quy và xuyên suốt hơn.

2. Khái niệm và đặc điểm của dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà:

 

Trước tiên, quản lý vận hành tòa nhà là một ngành dịch vụ (không mang tính chất thương mại hoặc sản xuất). Nó là một loạt các hoạt động khác nhau, nhằm khớp nối để đảm bảo cho hoạt động của tòa nhà được trơn tru, an toàn. Vì vậy, bản thân dịch vụ này nó là sự phối kết hợp của rất nhiều đặc điểm của các ngành nghề khác nhau:

- Nó mang đầy đủ các đặc điểm của một ngành dịch vụ nói chung (vô hình, biến đổi, không đồng đều…).

- Nó bao gồm nhiều dịch vụ con khác nhau trong một dịch vụ tổng rộng lớn.

- Nó cần sự phối kết hợp nhuần nhuyễn và nhịp nhàng của nhiều bộ phận khác nhau.

- Bản chất là đảm bảo sự hoạt động an toàn cho con người và tài sản của tòa nhà.

3. Nội dung dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà:

Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà gồm nhiều dịch vụ khác nhau nên nội dung của dịch vụ cũng rất phong phú và đa dạng:

a. Dịch vụ hành chính tòa nhà:

Dịch vụ này nhằm duy trì chế độ hành chính của các tòa nhà, giữ cho cơ chế hành chính hoạt động một cách ổn định, khoa học và an toàn. Nó sẽ bao gồm các công việc sau:

- Quản lý nhân sự ban quản lý tòa nhà: hồ sơ hành chính, chính sách nhân sự, chấm công…

- Nhận bàn giao, lưu giữ và bổ sung hồ sơ các bộ phận khác.

- Khai thác thông tin, lưu giữ và bổ sung thông tin của khách hàng (thông tin cá nhân, thông tin căn hộ, diện tích thuê, thông tin phương tiện gửi và những thông tin khác…)

- Nhận và soạn, luân chuyển công văn, thông báo, tài liệu của ban quản lý tòa nhà.

- Triển khai công tác đón tiếp, lễ tân và các công tác dịch vụ khác thuộc bộ phận mình.

b. Dịch vụ quản lý khách hàng tại tòa nhà:

- Quản lý toàn bộ thông tin khách hàng đang ở, sinh hoạt và làm việc tại tòa nhà.

- Quản lý khách hàng đến liên hệ công tác và hợp tác, giao dịch tại tòa nhà.

c. Dịch vụ quản lý tài chính tòa nhà:

- Quản lý toàn bộ nguồn thu của tòa nhà: thu dịch vụ, thu trông giữ phương tiện, thu khác (nếu có)

- Quản lý các khoản chi của tòa nhà: chi nhân sự BQL, chi tập huấn PCCC, chi quan hệ địa phương, chi các khoản chi khác…

- Quản lý các chứng từ, hóa đơn, phiếu thu-chi…của bộ phận

- Xây dựng quy trình và tập huấn cán bộ nhân viên bộ phận tài chính tòa nhà thực hiện công việc một cách khoa học và an toàn.

d. Dịch vụ bảo vệ an ninh tòa nhà:

- Đảm bảo an ninh, an toàn về con người và tài sản của tòa nhà.

- Giám sát mọi hoạt động của các nhân viên, khách hàng làm việc và ra vào tòa nhà.

- Ngăn chặn và phòng ngừa các hoạt động với mục đích trộm cắp và chống phá tài sản, con người của tòa nhà.

- Là lực lượng chủ chốt trong việc diễn tập và thực hiện phòng ngừa rủi ro, tích cực đấu tranh phòng chống tội phạm xâm hại đến con người và tài sản của tòa nhà.

- Hỗ trợ dân trong công việc cứu hộ, cứu nạn trong những trường hợp khẩn cấp, rủi ro bất ngờ.

e. Dịch vụ vệ sinh duy trì tòa nhà:

- Đảm bảo các khu vực công cộng của tòa nhà được sạch sẽ, thông thoáng và thơm mát.

- Đảm bảo các nhà vệ sinh được làm sạch và trực liên tục để sàn luôn khô và không khí trong lành, không hôi.

- Đảm bảo sảnh và cửa sảnh luôn sáng bóng, sạch đẹp.

- Đảm bảo máy móc, hóa chất, vật tư để làm vệ sinh luôn đầy đủ và đúng số lượng, chúng loại, an toàn và thân thiện với con người.

f. Dịch vụ vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà:

Tùy mức độ đầu tư mà hệ thống kỹ thuật của tòa nhà có thể nhiều hay ít, đơn giản hay phức tạp. Nó thường sẽ bao gồm:

- Hệ thống quản lý tòa nhà: là một loạt các thiết bị giám sát và điều khiển các hệ thống con trong tòa nhà.

- Hệ thống điện: Tủ bù, phòng hạ thế, trạm biến áp, máy phát điện dự phòng, hệ thống chiếu sáng…

- Hệ thống nước: bể mái, bể ngầm, hệ thống đường ống, thiết bị cấp, thoát nước…

- Hệ thống điều hòa, thông gió: hệ thống điều hòa trung tâm, điều hòa cục bộ treo tường, hệ thống quạt cấp gió, hút gió, quạt tăng áp, hút khói, cấp khí tương, hút WC, cấp gió, hút khói tầng hầm…

- Hệ thống thang máy: thang hàng, thang khách, thang rác…và các hệ thống kèm theo.

- Hệ thống PCCC: tủ báo cháy, đầu báo cháy, hệ thống máy bơm chữa cháy, quạt tăng áp, cầu thang, cửa thang thoát hiểm…

- Hệ thống điện nhẹ: Hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống mạng LAN, điện thoại, camera giám sát, hệ thống kiểm soát ra vào, truyền hình cáp, hệ thống quản lý bãi đỗ xe…

- Hệ thống khác nếu có: Hệ thống thiết bị các phòng/ban hệ thống bão dưỡng mặt ngoài tòa nhà

Sau khi nắm bắt và tìm hiểu một cách cơ bản về số lượng và cấu tạo các hệ thống kỹ thuật thì nhiệm vụ của tổ vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật sẽ là:

- Nắm bắt mọi thông tin, thông số kỹ thuật, cấu tạo và nguyên lý vận hành để có kế hoạch vận hành nó trơn tru và nhịp nhàng

- Ghi chép và đọc các thông số chính xác để quản lý và dự đoán rủi ro, hỏng hóc, có đề xuất xử lý kịp thời, nhanh chóng.

- Quản lý an toàn và tiết kiệm các nguồn năng lượng.

- Quản lý rủi ro và đề xuất các biện pháp quản lý rủi ro hiệu quả

- Xử lý các sự cố phát sinh trong hệ thống kỹ thuật nhanh chóng và an toàn tuyệt đối.

- Phối kết hợp với các bộ phận trong công tác phòng chống và cứu hộ, cứu nạn (nếu có).

- Kiểm soát và giám sát các nhà thầu phụ trong quá trình bảo trì các hệ thống kỹ thuật.

g. Dịch vụ chăm sóc và duy trì cảnh quan tòa nhà:

- Cho thuê cây cảnh, cây nội, ngoại thất

- Chăm sóc và cắt tỉa cây

- Thay thế cây (nếu cần)

- Trang trí và làm đẹp cho tòa nhà mỗi dịp Lễ, Tết

h. Dịch vụ vệ sinh định kỳ tòa nhà:

- Giặt ghế

- Giặt thảm

- Lau kính ngoài trời

- Đánh bóng đá

- Tổng vệ sinh

i. Dịch vụ kiểm soát côn trùng:

- Kiểm soát ruồi, muỗi, kiến, gián trong tòa nhf

- Diệt mối, mọt mọi nơi

- Ngăn chặn và diệt chuột cho tòa nhà

- Kiểm soát phòng ngừa loăng quăng, ấu trùng và các loại khác

j. Dịch vụ quảng bá, marketing tòa nhà:

- Tổ chức các hoạt động, sự kiện online, offline quảng bá hình ảnh tòa nhà.

- Tổ chức các chiến dịch nhằm tạo tiếng vang và uy tín cho tòa nhà.

4. Một số yêu cầu pháp lý của Việt Nam đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà.

Cách đây hơn chục năm, dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là tự phát, manh mún. Các công ty cung cấp dịch vụ này cũng được mở ra để đáp ứng một phần lớn nhu cầu của xã hội, bởi sự đô thị hóa của các đô thị lớn trên cả nước. Rồi dần dần sau đó, chúng được củng cố và đưa vào các quy định của pháp luật. Điển hình và đánh dấu sự công nhận của xã hội cũng như chính quy hóa ngành dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà phải nói đến thông tư số 02/2016/TT-BXD về việc ban hành quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư. Tại thông tư có quy định rõ về việc thành lập và hoạt động của Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, cơ bản như:

- Phải được thành lập theo luật Doanh nghiệp Việt Nam

- Các thành viên trong công ty ở những vị trí chủ chốt phải có chứng chỉ quản lý vận hành nhà chung cư.

- Doanh nghiệp phải nộp đơn và đăng ký tham gia cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư tại Cục quản lý nhà và thị trường Bất Động Sản. Đó được coi là một giấy phép con của đơn vị khi tham gia cung cấp dịch vụ. Giấy phép này hoàn toàn công khai trên thị trường và được niêm yết trên cổng thông tin của các cơ quan quản lý. Quý vị có thể dễ dàng tìm hiểu và thẩm tra thông tin.

5. Tương lai của dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà trong một thập niên tới.

Một thập niên qua, dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà đã phát triển một cách tự phát nhưng cũng rất rực rỡ với quy mô rộng lớn. Bởi vì thị trường bất động sản phát triển, đặc biệt phân khúc nhà chung cư dành cho đối tượng trung lưu rất lớn, dẫn đến dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà cũng phát triển theo. Do đó, dự báo dịch vụ này cho tương lai gần, trong một thập niên tới là rất tiềm năng cả về số lượng và chất lượng.

- Hiện nay cả nước có trên 200 Doanh nghiệp được cấp phép hoạt động dịch vụ này, chủ yếu là TP Hồ Chí Minh và Hà Nội. Tại hai thành phố lớn này, số lượng các công ty chiếm đến 80% cả nước, là một minh chứng hùng hồn cho việc đô thị hóa đã thúc đẩy dịch vụ này phát triển. Do đó, theo lộ trình, còn đô thị hóa mạnh mẽ và lan rộng thì dịch vụ quản lý tòa nhà phát triển.

- Trước đây, chúng tôi hoạt động nhỏ lẻ và manh mún. Thế nhưng càng về sau, với sự ra đời và phát triển của nhiều các cơ chế pháp luật khác nhau, sẽ khiến cho hoạt động dịch vụ đi vào guồng và cạnh tranh lành mạnh hơn. Do đó, hứa hẹn một tương lai tươi sáng và rộng mở của ngành này.

- Nhìn về mặt vĩ mô, thế kỷ 21 là thế kỷ của những ngành dịch vụ. Và dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà đương nhiên không nằm ngoài vòng xoáy ấy. Do đó, việc phát triển của nó tất yếu như một xu thế chung của cả xã hội.

Tổng quan chung, dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà là một trong những dịch vụ phức tạp, tích hợp nhiều dịch vụ khác nhau trong một dịch vụ lớn nên cần sự phối kết hợp nhịp nhàng và ăn khớp. Trên hết, nó là dịch vụ quản lý và điều hướng sự văn minh, tiến bộ và an toàn của tòa nhà nói riêng cũng như xã hội nói chung. Do đó, nó phát triển và tiến bộ cùng với sự tiến bộ của xã hội.