Phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư là khoản phí do người mua căn hộ chung cư đóng góp, được tính bằng 2% giá bán căn hộ chung cư. Ban đầu, khi nhà chung cư chưa có Ban quản trị, khoản phí này do chủ đầu tư quản lý. Sau khi nhà chung cư tổ chức thành công Hội nghị nhà chung cư và thành lập được Ban quản trị nhà chung cư, khoản phí này được bàn giao lại cho Ban quản trị quản lý và sử dụng. Khoản phí này rất lớn, do vậy, nếu Ban quản trị không có nhiều kinh nghiệm trong quản lý tài chính tòa nhà, dẫn đến việc quản lý thu chi nhà chung cư  không  hiệu quả, danh mục chi tiêu không hợp lý, khoa học thì sẽ khiến cư dân chung cư bất bình, khiếu nại. Vậy các Ban quản lý nhà chung cư chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và năng lực quản lý tài chính chung cư, có thể thay Ban quản trị tòa nhà quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư được hay không?

Câu trả lời là đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư không thể thay Ban quản trị tòa nhà quản lý kinh phí bảo trì nhà chung cư được.

Ban quản trị có trách nhiệm nhận bàn giao khoản kinh phí này từ chủ đầu tư, quản lý quá trình sử dụng và có toàn quyền quyết định cũng như theo dõi thu, chi của khoản kinh phí này. Mục đích của khoản Quỹ bảo trì là nhằm bảo trì các hạng mục lớn trong tòa nhà, không trực thuộc các hạng mục vận hành thường xuyên, duy trì của tòa nhà nên ban quản lý không có trách nhiệm cũng như quyền hạn liên quan.

Các quy định về việc lập, bàn giao và quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư được quy định rõ tại Điều 36, Mục 4, Chương III Tổ chức việc quản lý, sử dụng nhà chung cư thuộc Thông tư số 02/2016/TT-BXD. Quy trình quản lý khoản phí bảo trì này như sau:

- Sau khi thành lập và được Ủy ban nhân dân cấp quận ký quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư, Ban quản trị có trách nhiệm lập tài khoản hoạt động của Ban quản trị và lập tài khoản quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung theo quy định của pháp luật về nhà ở và Thông tư số 02/2016/TT-BXD ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.

- Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày Ban quản trị tòa nhà có văn bản đề nghị chuyển giao kinh phí bảo trì, chủ đầu tư có trách nhiệm chuyển giao kinh phí bảo trì đã thu của người mua, thuê mua và kinh phí bảo trì mà chủ đầu tư phải nộp sang tài khoản do Ban quản trị nhà chung cư lập.

- Khi đó, Ban quản trị nhà chung cư tiếp nhận quản lý và sử dụng kinh phí bảo trì theo các quy định tại Điều 37, Mục 4, Chương III của Thông tư số 02//2016/TT-BXD. Theo đó, việc sử dụng kinh phí bảo trì phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Chỉ được dùng để bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư, bảo trì các hạng mục được quy định tại Điều 34 của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02//2016/TT-BXD.

+ Thông tin về tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì đã lập, việc sử dụng kinh phí và sổ sách, hóa đơn, chứng từ trong quá trình quản lý sử dụng kinh phí này phải được công khai tại hội nghị nhà chung cư