Công tác quản lý khách hàng trong dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư gồm có quản lý cư dân, quản lý nhân viên và quản lý khách ra vào tòa nhà. Khách đến tòa nhà cũng có nhiều mục đích như liên hệ công tác, đăng ký dịch vụ hoặc chỉ đơn giản là đến thăm nhà người thân, bạn bè.

Thông thường, khách đến liên hệ công tác thì bộ phận dịch vụ bảo vệ tòa nhà sẽ kết hợp với lễ tân tòa nhà ghi hồ sơ và hướng dẫn khách liên hệ. Tuy nhiên, đối với một số khách hàng chỉ đến thăm hỏi người thân, bạn bè thì có cần đăng ký với Ban quản lý nhà chung cư chuyên nghiệp không?

Nhiều người cho rằng, khách đến thăm hỏi cư dân sống tại các căn hộ thì không cần đăng ký với Ban quản lý nhà chung cư. Điều này là vi phạm nội quy chung cư, gây khó khăn cho công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.

Trên thực tế, hầu hết nội quy của các nhà chung cư đều yêu cầu đăng ký thông tin đối với khách đến thăm hỏi cư dân, căn hộ. Thông tin cần đăng ký gồm có tên, số CMND, cần liên hệ với căn hộ (hoặc đơn vị) nào, giờ đến và giờ đi,…Điều này rất quan trọng đối với công tác Quản lý hành chính tòa nhà nhằm quản lý rủi ro nhà chung cư hiệu quả, đồng thời cải thiện chất lượng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư nói chung. Khi có đầy đủ thông tin của khách ra vào tòa nhà thì đơn vị quản lý tòa nhà sẽ chủ động đối phó với những rủi ro như có kẻ gian trà trộn, xâm nhập vào nhà chung cư, đồng thời nếu xảy ra sự cố về an ninh trật tự có thể dễ dàng điều tra và xử lý. Các công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư kinh nghiệm lâu năm thường thực hiện rất nghiêm ngặt quy trình đăng ký khách ra vào tòa nhà.

Thông thường, thủ tục đăng ký cho khách như sau:

- Đối với khách: khi đến tòa nhà liên hệ, đầu tiên hãy đến Phòng bảo vệ, xuất trình chứng minh nhân dân, kê khai thông tin và làm một số thủ tục liên quan trong khi nhân viên bảo vệ liên hệ với Ban quản lý tòa nhà, ban quản trị nhà chung cư hoặc chủ căn hộ để xin ý kiến về việc có cho khách vào tòa nhà hay không.

- Đối với nhân viên Ban quản lý tòa nhà: quy trình ghi thông tin và hướng dẫn khách của nhân viên bộ phận bảo vệ là lễ tân như sau:

+ Chào khách

+ Hỏi thăm rõ thông tin gồm: tên, công ty làm việc, muốn gặp ai và mục đích liên hệ

+ Yêu cầu khách đăng ký, điền đầy đủ thông tin vào sổ khách; nếu còn thiếu hỏi rõ lại và ghi bổ sung.

+ Phát thẻ khách cho khách và yêu cầu khách ngồi chờ. Lưu ý mỗi khách phải mang 01 thẻ khách riêng, nhân viên phải ghi lại số thẻ của khách vào sổ đăng ký khách ra vào để ca sau có thể nhận biết.

+ Liên hệ với chủ căn hộ, thông báo có khách đợi, phải nói rõ tên và công ty của khách, xin ý kiến về việc có cần tiếp hay không.

+ Nếu người cần hẹn gặp đồng ý tiếp đón, mời xuống Phòng bảo vệ hoặc lễ tân để đón khách lên.

+ Nếu người cần hẹn gặp không đồng ý tiếp đón, hoặc vắng nhà, không liên hệ được, nhân viên phải báo lại cho khách một cách tế nhị để khách hẹn lại lần sau, đồng thời ghi thông tin khi khách rời đi.

+ Khi khách rời nhà chung cư: chào, thu hồi thẻ khách, kiểm tra đối chiếu với số thẻ đã ghi trong sổ khách  và ghi giờ ra.