Chung cư là hệ thống nhà ở cao tầng đang ngày càng được đầu tư rộng khắp để đáp ứng nhu cầu về đời sống tiện ích, văn minh, thoải mái, hiện đại – phong cách sống trở thành xu hướng của đông đảo người dân, nhất là người dân ở khu vực nội đô, những nơi mà tài nguyên đất đang dần hạn hẹp khi mật độ dân cư ngày càng tăng. Trong khi thị trường căn hộ ngày càng sôi động, sự cạnh tranh cũng càng tăng lên theo thời gian, chủ đầu tư các hệ thống chung cư phải có được năng lực quảng bá marketing sâu rộng đến khách hàng với nhiều hình thức khác nhau. Người dân luôn luôn có sự cân nhắc kỹ lưỡng để tìm ra sự lựa chọn phù hợp nằm trong số lượng lớn các loại hình căn hộ dựa theo các tiêu chí về diện tích, cảnh quanh xung quanh, chất lượng dịch vụ, mức độ tiêu chuẩn cao cấp và nhất là chất lượng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà. Năng lực của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp được xem là yếu tố quan trọng để cư dân chung cư cân nhắc khi tính đến tiêu chuẩn đảm bảo an toàn, an ninh, đáp ứng tiện ích đời sống tốt, thấu hiểu và tạo dựng một môi trường sống thoải mái nhất có thể, đồng thời tránh gây ra nhứng tranh chấp và mâu thuẫn trong quá trình quản lý vận hành chung cư. Vậy phải lựa chọn đơn vị quản lý ra sao để đáp ứng được nhu cầu người dùng và đưa hệ thống chung cư vận hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất?

Theo xu hướng hiện tại, Đơn vị quản lý vận hành được tổ chức theo hai hình thức:

Hình thức thứ nhất là Chủ đầu tư tự thành lập một Ban quản lý thay vì thuê/ủy nhiệm cho một bên thứ ba thực hiện quy trình quản lý vận hành nhà chung cư. Hình thức “tự xây, tự quản” này có ưu điểm nổi trội nhất đó là đã có sự tiếp xúc, thấu hiểu giữa Chủ đầu tư và người sở hữu/người sử dụng căn hộ xuyên suốt quá trình tạo lập quan hệ, trao đổi thông tin mua bán, đến hoàn thành hợp đồng giao nhận căn hộ; khi Ban quản lý “tự xây” này được hình thành, quá trình thỏa thuận, làm việc giữa hai bên có được sự hòa hợp nhất định.

Tuy nhiên, mô hình quản lý vận hành này lại tỏ ra nhiều bất cập. Khi Chủ đầu tư kiêm nghiệm cả vai trò của Ban quản lý, họ vô tình khiến bộ máy của mình thêm gánh nặng:  họ không có đủ nhân lực để thực hiện các công việc quản lý, chưa kể đến tình trạng nhân lực không được đào tạo bài bản, chuyên môn không đáp ứng được khi xử lý các tình huống mang tính đặc thù, ngoài ra họ không đủ thời gian để tập trung đầu tư các dự án khác. Đặc biệt, tình trạng mâu thuẫn giữa chủ đầu tư và cư dân xảy ra tại nhiều hệ thống chung cư tòa nhà đang là đề tài bàn luận của nhiều kênh truyền thông trong nhiều năm nay. Nguyên nhân chủ yếu là do Chủ đầu tư thường có thái độ hành xử là “ông chủ”, quản lý vận hành không minh bạch, vi phạm các thỏa thuận ban đầu, luôn phát sinh tranh chấp về lợi ích với cư dân, do vậy đông đảo cư dân vẫn muốn tự lựa chọn ra đơn vị quản lý vận hành để hạn chế nguy cơ mẫu thuẫn gây ảnh hưởng đến đời sống sinh hoạt.

Hình thức thứ hai chính là trao quyền quản lý cho một bên thứ ba: Chủ đầu tư có thể thuê/giao cho một công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hiệu quả chuyên trách quản lý vận hành tòa nhà hoặc đấu thầu để các đơn vị dịch vụ tự cạnh tranh với nhau.  Đây là hình thức giao phó toàn bộ các hoạt động vận hành hệ thống chung cư: từ dịch vụ bảo vệ nhà chung cư an toàndịch vụ vệ sinh tòa nhà sạch sẽ, bảo hành, bảo dưỡng, kiểm soát sự cố, các công tác đối nội, nối ngoại, chăm sóc khách hàng… cho một đơn vị chuyên trách, vừa tiết kiệm chi phí vừa xây dựng được quy trình quản lý một cách có hệ thống. Thông thường, các đơn vị đấu thầu đều được đảm bảo tính chuyên nghiệp, tính hệ thống trong quản trị; nhân sự được đào tạo bài bản, có chuyên môn và có cách hành xử chuẩn mực, khéo léo; Thấu hiểu tâm lý khách hàng nhưng cũng có lập trường làm việc rõ ràng, minh bạch. Tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn đơn vị quản lý vận hành đó là năng lực kỹ thuật của đội ngũ trong ban quản lý, thể hiện qua giấy chứng nhận quản lý vận hành tòa nhà của các nhân viên Ban quản lý và giấy phép quản lý vận hành nhà chung cư của doanh nghiệp. Trong hai tiêu chí đánh giá Ban quản lý, ngoài năng lực tài chính thì năng lực kỹ thuật được thể hiện qua khả năng hiểu biết về vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà hiệu quả, khả năng ứng dụng công nghệ trong quản lý (như hệ thống BMS quản lý tòa nhà thông minh,…), khai thác tài chính, quản lý thu chi nhà chung cư hiệu quả, có kỹ năng tổ chức bảo vệ, PCCC, kỹ năng quản lý rủi ro nhà chung cư hiệu quả, có kinh nghiệm liên quan đến nghiệp vụ doanh nghiệp, kỹ năng đề xuất giải pháp giảm chi để giảm giá dịch vụ. Trong tình hình hiện nay, để lựa chọn được đơn vị quản lý vận hành đầy đủ yêu cầu thì giải pháp đầu thầu rộng rãi đang được áp dụng có hiệu quả. Kết quả cho thấy, ngày càng có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý với đội ngũ chuyên nghiệp tham gia đấu thầu. Cũng theo nhận của các chuyên gia kinh tế thì hình thức đầu thầu còn góp phần tạo nên một thị trường cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà thầu trong ngành quản lý vận hành chung cư, làm thúc đẩy chất lượng hoạt động của hệ thống cung cư, đảm bảo cho cư dân một nơi “an cư, lạc nghiệp” lý tưởng nhất.

Chính vì vậy, cư dân chung cư và các Ban quản trị tòa nhà cần sáng suốt lựa chọn thuê công ty quản lý vận hành nhà chung cư uy tín, tách biệt với phía chủ đầu tư, vừa có thể nâng cao hiệu quả quản lý, vừa đảm bảo quyền lợi của các bên tham gia quá trình quản lý vận hành và sử dụng nhà chung cư.