Việc ghi số điện, nước tiêu thụ trong tháng của các cơ quan, đơn vị, căn hộ trong tòa nhà là công việc thường xuyên định kỳ hàng tháng của Ban quản lý tòa nhà. Bộ phận kỹ thuật tòa nhà sẽ chịu trách nhiệm chính trong công tác này. Bên cạnh đó, họ cần sự phối kết hợp của bộ phận lễ tân, hành chính và bộ phận kế toán để hoàn thiện công tác thu tiền phía sau.

quản lý chung cư

1. Chuẩn bị sổ sách, mẫu biểu.

Đối với mỗi công ty, mỗi tổ chức, thậm chí mỗi tòa nhà cần phải có mẫu biểu sổ sách khác nhau trong công tác ghi số điện, nước tại tòa nhà. Trong đó cần thể hiện rất rõ nội dung ghi nhận như:

- Tên (cơ quan, đơn vị, căn hộ…)

- Ngày chốt số lần trước/tháng trước

- Ngày chốt số lần này/tháng này

- Chỉ số chốt lần trước/tháng trước

- Chỉ số chốt lần này/tháng này

- Tổng số lượng tiêu thụ trong tháng (bằng chỉ số chốt lần này trừ đi chỉ số chốt lần trước)

- Ghi chú khác (nếu có)

- Ký nhận của các chủ thể là cơ quan, đơn vị, chủ căn hộ

Số liệu này sau đó được chiết xuất ra một mẫu biểu khác riêng biệt cho từng chủ thể để họ biết được chi tiết số lượng tiêu thụ và số tiền phải nộp.

2. Thông báo cho chủ sở hữu, người thuê:

Trong thông báo cần nêu rõ:

- Thời gian tiến hành chốt số điện, nước

- Thành phần đi chốt số điện nước

- Thành phần giám sát, xác nhận số điện nước của cư dân.

3. Tiến hành ghi chỉ số:

Bộ phận kỹ thuật là người trực tiếp ghi số điện, số nước của các chủ thể trong tòa nhà. Thông thường để công việc đạt hiệu quả cao và có sự chứng kiến giám sát của các bên, kỹ thuật tòa nhà thường chốt số điện, nước vào buổi chiều muộn một ngày trong tháng.

4. Xác nhận chỉ số với các chủ thể:

Ngay sau khi có số liệu, tại hiện trương, bộ phận kỹ thuật/người đo, ghi chỉ số cần xác nhận với đại diện của các chủ thể về tính chính xác của số liệu. Sở dĩ cần phải làm bước này thận trọng là để có sự giám sát chéo lẫn nhau, không để tình trạng thừa thiếu trong công tác ghi chỉ số cũng như thu tiền.

5. Chuyển số liệu cho kế toán:

Sau khi có đầy đủ bảng dữ liệu, có chữ ký xác nhận của các chủ thể, bộ phận kỹ thuật nhanh chóng bàn giao dữ liệu cho kế toán để tiến hành các bước tiếp theo.

6. Kế toán làm số liệu chi tiết:

Kế toán căn cứ vào các quy định hiện hành của các cơ quan quản lý điện, nước để tính toán và đưa ra số liệu liệt kê chi tiết từng khoản mục. Sau đó in và trình giám đốc/trưởng ban quản lý tòa nhà bảng tổng hợp và phiếu chi tiết tiền điện, nước của các chủ thể trong tòa nhà.

7. Giám đốc/trưởng ban quản lý tòa nhà xác nhận

Sau khi kiểm tra số liệu và phiếu thu chi tiết tiền điện nước, nếu đúng thì giám đốc/trưởng ban quản lý tòa nhà xác nhận vào số liệu. Và đó được coi như phiếu đề nghị thanh toán tiền điện, nước của tòa nhà.

8. Phát hành thông báo/đề nghị thanh toán đến các chủ thể:

Thông thường, tiền điện nước sẽ được thu cùng các tiền khác như phí dịch vụ chung cư, phí trông giữ phương tiện trong tòa nhà nên nó sẽ được tích hợp trong thông báo thu tiền phí dịch vụ trong tòa nhà. Trong đó, có nêu rõ thời gian, địa điểm, cách thức thu để tạo điều kiện tốt nhất cho các chủ thể trong tòa nhà và cho ban quản lý tòa nhà.

9. Kế toán/ thu ngân theo dõi, đốc thúc thu:

Kế toán/thu ngân thu theo đúng thông báo và quy trình quản lý thu chi trong nhà chung cư. Đến hạn những ngày cuối cùng cần chú ý theo dõi, nhắc nhở và có động thái tích cực trong công tác đôn đốc thu đối với những hộ chưa thu hoặc khó thu.

10. Tổng kết và báo cáo tình tình:

Hết đợt thông báo, ban tài chính cần có báo cáo chi tiết giám đốc ban quản lý tòa nhà và các bộ phận liên quan về tình hình thu tiền điện, nước thực tế để có thể có những phương án thu tiếp theo đối với những chủ thể chưa thu được và cũng là cơ hội để rút kinh nghiệm cho những lần làm việc tiếp theo.

11. Giải quyết tồn đọng:

Bước cuối cùng dành để giải quyết những tồn đọng còn sót lại như thu chưa đúng, chưa đủ hoặc người nộp chây ì, cố tình trốn tránh…thì tất cả các bộ phận thống nhất để đưa ra phương án cứng rắn nhằm giải quyết dứt điểm tình hình, không để lây lan sang kỳ sau.

Những năm trước đây, công tác chốt số điện, nước là một phần trong nghiệp vụ quản lý chung cư của ban quản lý tòa nhà. Tuy nhiên, hiện tại đối với nhiều tòa nhà, cơ quan điện lực đã lắp công tơ đến từng hộ và chủ động chốt số điện để tiện việc theo dõi thu chi. Vì vậy, công tác chốt số và thu tiền điện được giảm tải, còn lại chủ yếu là áp dụng cho việc chốt số và thu tiền nước.