Dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư sẽ bao gồm nhiều gói dịch vụ vừa riêng biệt vừa kết hợp như sau: dịch vụ quản lý hành chính hỗn hợp, dịch vụ lễ tân, dịch vụ khách hàng, dịch vụ an ninh, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật. Nói vậy, để biết hoàn thành một bộ hồ sơ tham dự đấu thầu dịch vụ quản lý tòa nhà rất phức tạp và đòi hỏi có sự phối kết hợp của nhiều dịch vụ khác nhau. Đối với đơn vị mời thầu, là các chủ đầu tư tòa nhà hay Ban quản trị, cũng cần tham khảo quy trình, quy định của Luật đấu thầu cũng như các văn bản hướng dẫn dưới Luật kèm theo.

Mục lục

I. Quy trình mời thầu dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

1. Chuẩn bị mời thầu

2. Tổ chức lựa chọn nhà thầu

3. Đánh giá hồ sơ dự thầu

4. Thương thảo hợp đồng

5. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn hợp đồng

6. Hoàn thiện, ký kết hợp đồng

II. Quy trình chào thầu dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

1. Gửi hồ sơ năng lực

2. Nhận thư mời thầu cùng hồ sơ yêu cầu

3. Tiến hành khảo sát dự án

4. Lập hồ sơ chào thầu: phương án triển khai và đơn giá chào thầu

5. Thuyết trình phương án thầu

6. Tham dự thương thảo hợp đồng

7. Ký kết hợp đồng

 

Trong thực tế, quy trình mời thầu và xét thầu dịch vụ này sẽ như sau:

Đối với phía chủ đầu tư hay Ban quản trị tòa nhà, quy trình mời thầu dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư gồm các bước:

1. Chuẩn bị mời thầu:

- Lập hồ sơ mời thầu.

- Thẩm định và phê duyêt hồ sơ mời thầu.

2. Tổ chức lựa chọn nhà thầu:

- Mời thầu.

- Phát hành, sửa đổi và làm rõ hồ sơ mời thầu.

- Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu.

- Mở thầu

3. Đánh giá hồ sơ dự thầu:

- Kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu.

- Đánh gái chi tiết hồ sơ dự thầu.

- Xếp hạng nhà thầu.

4. Thương thảo hợp đồng:

5. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn hợp đồng.

6. Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.

 

Đối với một công ty cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà, quy trình chào thầu sẽ như sau:

1. Gửi hồ sơ năng lực.

- Lập hồ sơ năng lực chuẩn.

- Tiến hành thu thập thông tin thị trường.

- Gửi hồ sơ năng lực chào thị trường.

2. Nhận thư mời thầu cùng hồ sơ yêu cầu.

- Tiếp nhận thư mời thầu và hồ sơ yêu cầu.

- Nghiên cứu hồ sơ yêu cầu.

- Đưa ra một vài định hướng sơ bộ về dự án.

3. Tiến hành khảo sát dự án:

- Liên hệ với đại diện bên mời thầu.

- Phối hợp khảo sát dự án.

- Thu thập thêm thông tin dự án từ nhiều nguồn (nếu cần).

- Ghi chép các thông số cơ bản của dự án.

4. Lập hồ sơ chào thầu: phương án triển khai và đơn giá chào thầu.

- Lập phương án chi tiết về việc triển khai dịch vụ quản lý tòa nhà tại dự án.

- Đề xuất giá chào thầu (có thể giá theo đơn giá hoặc giá trọn gói).

- Hoàn thiện một số yêu cầu khác theo hồ sơ yêu cầu.

5. Thuyết trình phương án thầu.

- Tham dự mở thầu.

- Thuyết trình phương án chào thầu.

- Sửa đổi hoặc làm rõ thêm một số hạng mục (nếu có)

- Phản biện các ý kiến hoặc giải thích rõ hơn về phương án chào thầu.

6. Tham dự thương thảo hợp đồng.

7. Ký kết hợp đồng (nếu có).

Đối với bên mời thầu cũng như bên chào thầu, tùy điều kiện và yêu cầu thực tế mà có thể rút bớt một số bước hoặc gộp chúng lại để thực hiện, đơn giản hóa các khâu liên quan đến thủ tục hành chính. Thậm chí có một số tòa nhà quy mô nhỏ, Ban quản trị có thể chỉ định thầu để giảm thiểu thủ tục hành chính.

xem thêm:"vai trò chức năng của ban quản trị chung cư"