Quy trình triển khai công tác an ninh tòa nhà trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư gồm các quy trình như sau:

1. Quy trình tuần tra bảo vệ

2. Quy trình kiểm soát hàng hóa tài sản ra vào tòa nhà

3. Quy trình kiểm soát khách, nhân viên ra vào tòa nhà

1. Quy trình tuần tra bảo vệ:

a. Nội dung tuần tra:

Việc tuần tra trong toà nhà bao gồm các công việc sau:

- Kiểm soát việc giao ca, chuyển ca của các bộ phận.

- Tuần tra phòng ngừa cháy nổ.

- Kiểm tra việc ngắt điện, các máy tính…của bộ phận văn phòng.

- Kiểm tra việc khoá cửa của khu văn phòng, kho…

- Tuần tra các vị trí có khả năng bị đột nhập từ hành lang.

- Tuần tra các khu vực hành lang và các tầng.

- Xem xét từ bên ngoài phòng thuê của khách hàng liên quan đến khoá cửa, điện.

b. Kế hoạch tuần tra

- Kế hoạch tuần tra do Trưởng phòng bảo vệ lập .

- Tuần tra đột xuất được thực hiện khi có yêu cầu từ Trưởng phòng an ninh.

c. Quy định về tuần tra

- Người được phân công tuần tra phải đảm bảo tuần tra đúng thời gian, địa điểm.

- Trong trường hợp do phải thực hiện các công việc đột xuất thì thời gian tuần tra có thể thay đổi nhưng không quá +/ 45 phút theo thời gian quy định.

- Trong các địa điểm tuần tra theo kế hoạch, nhân viên tuần tra phải bấm thẻ chấm công theo quy định.

- Trong thời gian tuần tra, nếu phát hiện bất kỳ sự vụ nào phải giải quyết theo hướng dẫn xử lý tình huống cho bộ phận bảo vệ.

- Khi thực hiện nhiệm vụ tuần tra phải mang theo đèn pin, dụng cụ phòng vệ và mặc đồng phục thẻ tên đầy đủ theo quy định.

2. Quy trình kiểm soát hàng hóa, tài sản ra và vào tòa nhà:

a. Vào toà nhà.

- Các nguyên tắc kiểm soát:

+ Đối với các loại hàng hóa đưa vào trong tòa nhà thì bảo vệ không cần kiểm soát số lượng mà chỉ cần ghi tên người, cơ quan. loại hàng hóa, giờ vào.

+ Bảo vệ phải mở sổ riêng để theo dõi các loại hàng hóa ra/vào tòa nhà.

+ Đối với các loại tài sản thì bắt buộc phải mở sổ để ghi chép đầy đủ số lượng

+ Đối với trường hợp khách hàng mang tài sản của họ ra vào thì phải ghi chép đầy đủ số lượng, tình trạng để khi họ ra còn kiểm tra

- Các bước thực hiện:

+ Yêu cầu người mang tài sản, hàng hóa vào khai báo

+ Kiểm tra thực tế số lượng (đối với tài sản)

+ Ghi thông tin vào sổ theo dõi

b. Ra khỏi tòa nhà

- Các nguyên tắc kiểm soát:

+ Tất cả các loại hàng hóa ra khỏi tòa nhà (do nhà cung cấp đưa dư hay đưa không đúng chất lượng bị trả lại,...) thì phải có giấy xác nhận của quản lý bộ phận trực tiếp nhận hàng

+ Tất cả các lại tài sản ra khỏi tòa nhà phải có giấy xác nhận của giám đốc quản lý tòa nhà

+ Khi rác được vận chuyển ra khỏi tòa nhà thì bảo vệ phải kiểm tra bằng nhiều hình thức để đảm bảo không có tài sản nào được mang theo cùng rác

+ Các loại xe cung cấp vật tư khi ra vào tòa nhà đều phải được kiểm tra

Các bước thực hiện:

+ Yêu cầu người mang tài sản, hàng hóa ra ngoài phải khai báo

+ Kiểm tra tính hợp pháp của giấy điều chuyển hàng hóa/tài sản

+ Xử lý các trường hợp không đúng thủ tục (giứ người và tài sản lại, thông báo cho người ký giấy, xử lý vi phạm nếu có)

+ Kiểm tra thực tế số lượng tất cả các loại

+ Đồng ý cho xuất ra khỏi tòa nhà (nếu có)

+ Ghi thông tin vào sổ theo dõi, và lưu phiếu điều chuyển

3. Quy trình kiếm sát khách, nhân viên ra vào tòa nhà

a. Khách đến sử dụng dịch vụ:

- Đối với trường hợp khách đến sử dụng dịch vụ của khách sạn do bộ phận lễ tân và đón khách xử lý.

- Nhân viên lễ tân hỏi thăm khách người cần liên hệ, sau đó báo cho người liên hệ cần biết thông tin, ghi thông tin khách liên hệ vào sổ thông tin khách hàng.

- Trường hợp người liên hệ không có mặt tại văn phòng, nhân viên lễ tân thông tin cho khách và ghi lại thông tin liên hệ của khách sau đó báo cho người cần gặp biết.

- Nhân viên lễ tân không được cho số điện thoại của người cần gặp khi chưa được sự đồng ý của người đó.

b. Khách đến liên hệ công việc, xin việc, nhà cung cấp…

- Hỏi thăm thông tin.

+ Nhân viên bảo vệ cần hỏi thăm thông tin của khách bao gồm tên cơ quan, giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân

+ Đối với trường hợp là các nhà chung cấp ra vào thường xuyên thì bộ phận mua hàng phải chuyển danh sách các nhân viên của mỗi nhà thầu cung cấp, có chữ ký của Giám đốc tòa nhà cho bộ phận bảo vệ. Chỉ cho phép các nhân viên của nhà thầu phụ ra vào nếu nhân viên đó có tên trong danh sách

- Mời khách vào phòng chờ

+ Nhân viên bảo vệ dẫn khách vào phòng chờ.

+ Tiếp đó chuyển thông tin cho lễ tân xử lý.

- Liên hệ với bộ phận hẹn gặp

+ Nhân viên lễ tân gọi điện cho bộ phận cần hẹn gặp.

+ Nếu người cần hẹn gặp đồng ý thì chuyển qua bước 4.2.4.

+ Trường hợp người hẹn gặp không đồng ý hoặc không liên hệ được thì báo cho khách một cách tế nhị để khách hẹn lại sau (đồng thời ghi lại thông tin và báo lại cho người có trách nhiệm sau).

- Dẫn khách lên

+ Nhân viên bảo vệ cửa chịu trách nhiệm dẫn khách lên gặp trực tiếp bộ phận (theo thông tin từ lễ tân).

- Ghi hồ sơ

+ Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm ghi hồ sơ quá trình ra vào của khách.

 

c. Ra vào toà nhà của nhân viên.

- Vào toà nhà

+ Nhân viên đi muộn thì phải ký vào sổ của bảo vệ và ghi rõ lý do đi muộn.

+ Nhân viên không được đưa bạn bè, người thân vào tòa nhà; không được tiếp người thân trong giờ làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp do bảo vệ báo cáo Ban Giám đốc, Trưởng phòng Tổ chức Hành chính xem xét giải quyết (tiếp ở phòng khách hoặc xin phép ra ngoài).

+ Nhân viên không có nhiệm vụ thì không được ra khu vực cổng tòa nhà, phòng bảo vệ trong giờ làm việc, nghỉ trưa.

+ Nhân viên ra vào cổng phải xuất trình giấy tờ, các vật tư, hàng hóa, thiết bị, dụng cụ mang theo cho bảo vệ kiểm tra và ghi sổ.

- Ra khỏi toà nhà

+ Nhân viên đi công tác ngoài phải có giấy công tác do Quản lý cấp phòng đồng ý và xác nhận vào giấy đi công tác.

+ Đối với nhân viên thường xuyên ra ngoài thì không phải có giấy nhưng phải có văn bản của Quản lý gửi cho bộ phận bảo vệ.

+ Nhân viên bị bệnh ra ngoài phải có giấy xác nhận của bác sỹ tòa nhà.

- Khám xét

+ Chỉ khám xét đối với nhân viên khi bảo vệ nghi ngờ nhân viên vi phạm quy định của tòa nhà, chỉ khám xét đối với nhân viên với mục đích không cho nhân viên mang vũ khí, chất cháy, nổ, ngăn chặn hành vi trộm cắp, bảo vệ tài sản trang thiết bị tòa nhà và khách hàng.

+ Việc khám xét phải được tiến hành nhanh chóng, người khám xét và người bị khám cùng giới tính, phải được thực hiện trong phòng kín. Việc khám xét phải tuân thủ theo quy dịnh của pháp luật hiện hành liên quan. 

xem thêm: "QUY TRÌNH TRIỂN KHAI CÔNG TÁC AN NINH TÒA NHÀ CHUNG CƯ (PHẦN 2)"