Quy trình vận hành kỹ thuật tòa tòa nhà chuyên nghiệp bao gồm các công tác vận hành, kiểm tra, bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế các bộ phận hư hỏng trong toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà chung cư, do đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư chịu trách nhiệm thực hiện.

1. Quy trình sửa chữa trong tòa nhà chung cư

2. Quy trình bảo trì thiết bị trong tòa nhà

3. Quy trình bảo trì công trình xây dựng

xem thêm: quản lý vận hành nhà chung cư là gì ?

1. Quy trình sửa chữa trong tòa nhà

a. Thông tin tình trạng sửa chữa

- Người phát hiện tài sản hư hỏng báo cho người sử dụng tài sản, trang thiết bị biết thông tin.

- Người sử dụng thông tin tình trạng hư hỏng cho lễ tân của toà nhà.

b. Ghi phiếu yêu cầu sửa chữa.

- Lễ tân toà nhà ghi nội dung thông tin vào sổ theo dõi sửa chữa để giúp giám sát toà nhà theo dõi hoạt động sữa chữa.

- Đồng thời, nhân viên lễ tân ghi thông tin sửa chữa vào mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa và chuyển cho Trưởng phòng kỹ thuật.

c. Xem xét phiếu yêu cầu sửa chữa.

- Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm xem xét nội dung yêu cầu và phân công người thực hiện.

- Kỹ thuật viên phải đến trực tiếp hiện trường để xem xét tình trạng hư hỏng, lý do hư hỏng để xác định phương án sửa chữa.

- Nếu có thể tự trong nội bộ phòng kỹ thuật có thể sửa được thì tiến hành sửa theo bước tiếp theo.

- Nếu không thể sửa hoặc cần vật tư mua ngoài thì phải báo Trưởng phòng kỹ thuật xin ý kiến.

- Trong bất cứ trường hợp nào, kỹ thuật viên cần thông tin thời gian sẽ sửa xong ngay khi có thể cho bộ phận sử dụng biết để bộ phận đó chủ động trong công việc.

d. Lập đề xuất phương án sửa chữa:

- Phương án sửa chữa áp dụng cho trường hợp trong nội bộ phòng kỹ thuật không thể sửa chữa được hoặc phải mua vật tư thay thế ở bên ngoài.

- Phương án sửa chữa phải đính kèm với phiếu yêu cầu sửa chữa trình Giám đốc toà nhà, Ban quản trị tòa nhà phê duyệt.

e. Thực hiện hoạt động sửa chữa.

- Nhân viên bảo trì thực hiện việc kiểm tra thực tế tài sản đã hư hỏng.

- Nhân viên bảo trì chịu trách nhiệm theo dõi sửa chữa đối với các dịch vụ thuê sửa chữa ngoài.

f. Nghiệm thu sửa chữa.

- Sau khi sửa chữa xong, nhân viên bảo trì chịu trách nhiệm ghi biên bản nghiệm thu có chữ ký của người sửa chữa và bộ phận sử dụng

- Nhân viên bảo trì phải ghi nội dung đã sửa chữa hoàn thành vào sổ theo dõi sửa chữa.

- Đối với trường hợp thuê ngoài thì phải chuyển biên bản nghiệm thu cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán.

2. Quy trình bảo trì hệ thống ký thuật tòa nhà an toàn, hiệu quả:

a. Lập danh mục máy móc, thiết bị

- Phòng kỹ thuật lập tất cả các thiết bị máy móc hiện đang sử dụng trong tất cả các bộ phận trong công ty theo mẫu đính kèm.

- Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm xem xét trực tiếp các loại máy móc thiết bị trong danh mục về chủng loại, số lượng, sau đó trình giám đốc toà nhà phê duyệt.

- Khi phát sinh các loại máy móc, trang thiết bị mới, nhân viên bảo trì tiến hành cập nhật vào danh mục móc móc thiết bị vào cuối tháng và phải trình duyệt lại.

- Đối với các loại máy móc ảnh kỹ thuật phải lập phiếu lý lịch máy cho loại máy móc thiết bị đó theo mẫu đính kèm quy trình này.

b. Khảo sát hiện trạng:

Căn cứ những máy móc thiết bị đang sử dụng, tùy theo tính năng và công năng của thiết bị chuyên dùng, Bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành khảo sát các loại máy móc thiết bị nhằm:

- Xác định tần suất cần bảo dưỡng, bảo trì

- Xác định năng lực bảo trì: bảo trì nội bộ hay phải thuê ngoài

c. Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng:

- Căn cứ danh mục máy móc thiết bị và việc khảo sát trực tiếp tình trạng các loại máy móc thiết bị, Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì trình giám đốc toà nhà phê duyệt.

- Đối vối các loại máy móc thiết bị phát sinh thì cuối mỗi tháng Trưởng phòng kỹ thuật phải cập nhật kế hoạch bảo trì và trình giám đốc phê duyệt lại.

d. Chuẩn bị bảo trì, bảo dưỡng:

- Căn cứ kế hoạch bảo trì, Trưởng phòng kỹ thuật lập đề xuất các loại thiết bị, vật tư sử dụng cho việc bảo trì theo kế hoạch, trình giám đốc duyệt và tiến hành mua hàng theo quy trình mua hàng.

- Đối với các loại bảo trì cần phải thuê dịch vụ bảo trì ngoài thì Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện theo quy trình mua hàng.

e. Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng:

- Người thực hiện bảo trì, bảo dưỡng phải liên hệ trước với bộ phận sử dụng để thông báo thời gian bảo trì, bảo dưỡng và việc ký nghiệm thu biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng và khong làm ảnh hưởng tới công việc bộ phận đó.

- Theo kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng được phê duyệt, nhân viên kỹ thuật tiến hành tự bảo trì hoặc mời đơn vị bảo trì thuê ngoài đến bảo trì.

- Những người được phân công phải chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần thiết tương ứng với kế hoạch sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng.

- Nhân viên bảo trì phải trực tiếp theo dõi, giám sát quá trình bảo trì, sau khi bảo trì xong phải lập biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng.

f. Cập nhật hồ sơ:

Khi sửa chữa bảo trì xong, Tổ trưởng bảo trì chịu trách nhiệm thu thập và quản lý hồ sơ bảo trì bao gồm:

- Cập nhật các thông tin vào phiếu lý lịch máy (nếu có).

- Lưu các biên bản nghiệm thu bảo trì.

3. Quy trình bảo trì công trình xây dựng:

Công trình cần được thực hiện chế độ bảo trì đúng mức trong suốt quá trình tuổi thọ thiết kế. Các vật tư, thiết bị M&E được bắt đầu công tác bảo trì ngay sau khi lắp đặt xong.

Thời hạn bảo hành công tác bảo trì được tính từ ngày chủ sở hữu, chủ quản lý sử dụng ký biên bản nghiệm thu công tác bảo trì để đưa vào sử dụng và được quy định thời gian như sau:

+ Không ít hơn 06 tháng đối với bảo trì cấp duy tu, bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ;

+ Không ít hơn 24 tháng đối với bảo trì cấp sửa chữa vừa, sửa chữa lớn; Công tác bảo trì được chia ra làm 3 giai đoạn: thu thập thông tin, lập và triển khai kế hoạch, thẩm định kết quả.

a. Giai đoạn 1: Thu thập thông tin

- Bước 1: Kiểm tra

+ Kiểm tra ban đầu: Là quá trình khảo sát kết cấu bằng trực quan(nhìn, gõ, nghe) hoặc bằng các phương tiện đơn giản và xem xét hồ sơ hoàn công để phát hiện những sai sót chất lượng sau thi công so với yêu cầu thiết kế. Từ đó tiến hành khắc phục ngay để đảm bảo công trình đưa vào sử dụng đúng với yêu cầu thiết kế. kiểm tra ban đầu đối với công trình xây mới, công trình đang tồn tại và công trình mới sửa chữa xong .

+ Kiểm tra thường xuyên: Là quá trình thường ngày xem xét công trình, bằng mắt hoặc bằng các phương tiện đơn giản để phát hiện kịp thời dấu hiệu xuống cấp do chủ sở hữu, chủ quản lý sử dụng thực hiện để phát hiện kịp thời dấu hiệu xuống cấp.

+ Kiểm tra định kỳ : là quá trình khảo sát công trình theo chu kỳ để phát hiện các dấu hiệu xuống cấp cần khắc phục sớm, được chủ công trình quy định tùy theo tầm quan trọng, tuổi thọ thiết kế và điều kiện làm việc của công trình. Kiểm tra định kỳ do các tổ chức và chuyên gia chuyên nghành có năng lực phù hợp với loại và cấp công trình thực hiện theo yêu cầu của chủ đầu tư.

+ Kiểm tra đột xuất( kiểm tra bất thường): được tiến hành sau kho có sự cố bất thường như lũ bão, hỏa hoạn, động đất, va chạm lớn. công việc này do các chuyên gia và các tổ chức có đủ điều kiện năng lực thực hiện.

+ Theo dõi : là quá trình ghi chép thường xuyên về tình trạng công trình bằng hệ thống theo dõi đã đặt sẵn từ lúc thi công.

+ Kiểm tra chi tiết : là quá trình khảo sát , đánh giá mức độ hư hỏng công trình nhằm đáp ứng yêu cầu của mức độ yêu cầu của loại hình kiểm tra trên. Kiểm tra chi tiết cần đi liền với cơ chế xuống cấp , đánh giá mức độ xuống cấp và đi đến giải pháp sửa chữa cụ thể.

- Bước 2: Xác định tình trạng công trình, nguyên nhân hư hỏng, sự cố.

- Bước 3: Đánh giá hư hỏng, sự cố.

b. Giai đoạn 2: Lập và triển khai kế hoạch bảo trì.

- Bước 1: Lập kế hoạch bảo trì

Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, tiến hành lập kế hoạch bảo trì. Xác định giải pháp sửa chữa, nhà thầu sửa chữa và nhà cung ứng thiết bị thay thế, lập lịch trình cho công tác sửa chữa.

- Bước 2: Dự toán chi phí bảo trì

Dựa trên kế hoạch bảo trì, lập bảng dự toán chi phí bảo trì

- Bước 3: Tiến hành bảo trì theo kế hoạch.

 

c. Giai đoạn 3: Thẩm tra kết quả bảo trì.

- Bước 1: Đánh giá và báo cáo kết quả bảo trì

Lập bảng đánh giá và báo cáo công việc bảo trì

- Bước 2: Lưu hồ sơ

​​​​​​Lưu giữ tất cả các giấy tờ liên quan đến công việc bảo trì hiện tại vào hồ sơ bảo trì và sổ theo dõi, làm tài liệu cho những lần bảo trì sau.

XEM TIẾP: Phần 2