Hiện nay, các vấn đề tranh chấp, khiếu nại của cư dân và chủ đầu tư/Ban quản lý tòa nhà chung cư xảy ra ngày càng nhiều, đặc biệt liên quan đến vấn đề phí dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư. Nhiều trường hợp, khi chưa có ban quản trị tòa nhà, Ban quản lý tổ chức thu khoản phí dịch vụ quản lý tòa nhà mà chỉ giao phiếu thu chứ không có hóa đơn VAT, câu hỏi đặt ra là liệu Chủ đầu tư/BQL có bắt buộc phải xuất và giao hoa đơn VAT khi thu phí quản lý tòa nhà hay không ?

Theo Khoản 1 Điều 31 của Thông tư số 02//2016/TT-BXD, phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư là khoản phí do các chủ sở hữu, người sử dụng căn hộ chung cư (cư dân chung cư) đóng hàng tháng hoặc theo định kỳ, để đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện các công việc quy định tại Khoản 1 Điều 10 của Quy chế này. Đối chiếu với Điều 10 của Thông tư này, cùng với Điều 31 nói trên, thì phí dịch vụ trong nhà chung cư được sử dụng vào các việc sau:

- Chi cho công tác điều khiển, duy trì hoạt động, vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, bảo dưỡng các hệ thống, thiết bị sử dụng chung trong nhà chung cư.

- Chi cho việc cung cấp các dịch vụ bảo vệ nhà chung cư, vệ sinh nhà chung cư, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng, quản lý hành chính tòa nhà, quản lý thu chi nhà chung cư, quản lý tài chính tòa nhà hiệu quả và các dịch vụ khác phục vụ chung cho vận hành nhà chung cư.

Như vậy, phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được dùng để chi trả cho các dịch vụ phục vụ hoạt động của chung cư, được hạch toán vào hoạt động kinh doanh của công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp.

Phí dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà được quy định tại Khoản 1 Điều 17 Quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư được ban hành kèm theo Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD gồm có:

- Phí sửa chữa và bảo dưỡng các khu vực chung, khu ngoài trời và các dịch vụ công cộng liên quan cần thiết, gồm các quy trình sửa chữa, thay thế và bảo dưỡng.

- Chi cho công tác điều khiển, duy trì hoạt động, vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, bảo dưỡng các hệ thống, thiết bị sử dụng chung trong nhà chung cư.

- Chi cho việc cung cấp các dịch vụ bảo vệ nhà chung cư, vệ sinh nhà chung cư, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng, quản lý hành chính tòa nhà, quản lý thu chi nhà chung cư, quản lý tài chính tòa nhà hiệu quả và các dịch vụ khác phục vụ chung cho vận hành nhà chung cư.

 - Chi phí an ninh

- Trả lương cho Ban quản lý và chi phí có các nhân viên liên quan (bảo vệ, nhân viên vệ sinh)

- Công việc hành chính chung của tòa nhà

- Chi phí để mua và thuê trang thiết bị, máy móc cần thiết cho việc bảo dưỡng và quản lý diện tích đất.

- Các hạng mục khác theo yêu cầu của Chủ đầu tư hoặc ban quản lý theo từng thời điểm để đảm bảo vận hành tốt của tòa nhà.

- Tuy nhiên cần lưu ý, phí dịch vụ này không chi trả cho các chi phí bảo trì phần sở hữu chung, phí trông gửi xe, chi phí sử dụng nhiên liệu, năng lượng, nước sinh hoạt, truyền hình, thông tin liên lạc, internet, vv, các dịch vụ phục vụ nhu cầu riêng của từng chủ sử hữu và người sử dụng căn hộ.

Mức phí này được tính dựa trên cơ sở tính đúng và đủ mức tiêu thụ các dịch vụ, giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, và các chi phí hợp lý khác để đảm bảo công tác quản lý vận hành nhà chung cư. Như vậy, phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm phí quản lý cố định hàng tháng được trả cho ban quản lý nhà chung cư chuyên nghiệp và doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư, trở thành doanh thu của doanh nghiệp đó. Theo luật định, đã là nguồn thu của doanh nghiệp thì cần phải có hóa đơn VAT.

Trong dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, bản chất là các công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà đang bán dịch vụ cho phía Ban quản trị nhà chung cư và cư dân chung cư. Mà tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định: người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, trừ các loại hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất; nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống nếu có. Do vậy, ban quản lý nhà chung cư khi thu khoản phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thì đều phải xuất hóa đơn VAT cho người nộp phí, tức là cư dân chung cư.

Tuy nhiên, vẫn có trường hợp không bắt buộc phải lập hóa đơn. Cụ thể, tại Khoản 1 Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP thì khi hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần, người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.