Hiện nay, UBND thành phố Hà Nội đã ra chỉ thị yêu cầu các chủ đầu tư phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư để thành lập Ban quản trị nhà chung cư ngay khi đủ điều kiện. Điều này cho thấy Ban quản trị nhà chung cư có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và sử dụng nhà chung cư. Cư dân chung cư cũng đã dần ý thức được điều này, nhiều tòa nhà chung cư trên địa bàn thành phố đã và đang nhanh chóng thành lập các Ban quản trị. Vậy vai trò của Ban quản trị tòa nhà đối với công tác quản lý vận hành nhà chung cư là gì?

1. Đưa ra mục tiêu và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

2. Hỗ trợ Ban quản lý nhà chung cư trong công tác tổ chức hoạt động.

3. Hỗ trợ và tư vấn cho Ban quản lý nhà chung cư trong công tác thu chi tài chính

1. Đưa ra mục tiêu và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

Tại Khoản 1, Điều 41 Thông tư số 02/2016/TT-BXD quy định: Ban quản trị nhà chung cư có quyền và trách nhiệm chuẩn bị các nội dung và tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư theo quy định, thông báo công khai nội dung hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại Hội nghị nhà chung cư, đề nghị thông qua  Hội nghị nhà chung cư để quyết định và ký kết hợp đồng quản lý vận hành chung cư.

Như vậy, Ban quản trị nhà chung cư có thể đại diện cho các chủ sở hữu căn hộ chung cư và người sử dụng căn hộ chung cư, gọi chung là cư dân chung cư đặt ra các yêu cầu, mục tiêu quản lý vận hành nhà chung cư. Sau khi được Hội nghị nhà chung cư thông qua sẽ tiến hành mời thầu và xét duyệt các nhà thầu, lựa chọn thuê công ty quản lý vận hành nhà chung cư uy tín, căn cứ vào một số tiêu chí cơ bản sau:

- Năng lực thực tế của công ty thể hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau. Cơ bản đầu tiên cần xét đến là thâm niên hay nói cách khác là kinh nghiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ. Một công ty quản lý vận hành nhà chung cư chất lượng thì thường sẽ vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà an toàn , vệ sinh ncc sạch sẽ, khai thác tòa nhà chung cư hiệu quả, có quy trình quản lý khách hàng , quản lý hành chính tòa nhà …rõ ràng và khoa học.

- Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hợp lý. Điều này thể hiện việc cân đối giữa yêu cầu và nguồn lực; giữa nguồn thu và danh mục chi để làm sao vừa đảm bảo chất lượng dịch vụ ở mức tối đa vừa chi tiêu tài chính một cách hiệu quả.

Ban quản trị nhà chung cư được thành lập để đại diện thực hiện quyền và trách nhiệm của các chủ sở hữu căn hộ chung cư. Nếu công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư không đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư hoặc dịch vụ không đạt yêu cầu, thì Ban quản trị có thể đề nghị tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư để quyết định thay thế một công ty quản lý vận hành nhà chung cư uy tín khác. Điều này được quy định tại Điểm e, Khoản 1 Điều 41 của Thông tư số 02/2016/TT-BXD.

2. Hỗ trợ Ban quản lý nhà chung cư trong công tác tổ chức hoạt động.

Trong công tác tổ chức các hoạt động của Ban quản lý tòa nhà, Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm hỗ trợ việc kiểm tra, đôn đốc cư dân chung cư chấp hành đúng nội quy chung cư và các quy định khác của pháp luật về nhà chung cư bằng cách nhắc nhở hoặc gửi văn bản. Cùng với đó, Ban quản trị nhà chung cư cũng tổng hợp ý kiến, phản hồi của cư dân chung cư về các vấn đề phát sinh trong công tác vận hành cũng như hoạt động thường nhật của cư dân như dịch vụ bảo vệ nhà chung cư an toàn, an ninh tòa nhà 24/7,...để phối hợp với đơn vị quản lý vận hành và các cơ quan có chức năng giải quyết.

Mặt khác, theo quy định hiện hành, các thành viên Ban quản trị nhà chung cư cũng cần có giấy chứng nhận quản lý vận hành tòa nhà. Do vậy, Ban quản trị chung cư hoàn toàn có đủ năng lực để tham gia, tổ chức các hoạt động của tòa nhà cùng Ban quản lý nhà chung cư chuyên nghiệp.

3. Hỗ trợ và tư vấn cho Ban quản lý nhà chung cư trong công tác thu chi tài chính

Ban quản trị nhà chung cư thường ủy quyền cho  ban quản lý tòa nhà trong công tác thu phí dịch vụ trong nhà chung cư, định đoạt có tham vấn về giá trông giữ phương tiện trong nhà chung cư, giá cho thuê phần diện tích chung hoặc doanh thu khai thác thêm từ các hạng mục khác …nhưng không bao gồm việc quản lý quỹ bảo trì nhà cung cư. Thông thường, những đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư kinh nghiệm lâu năm sẽ có nhiều biện pháp và phương án để quản lý thu chi nhà chung cư tiết kiệm.

Như vậy, nhìn lại để thấy đối với cư dân, Ban quản trị có vai trò to lớn; là đại diện cho cư dân trong mọi sự việc, sự vụ liên quan đến đời sống sinh hoạt thường nhật của mỗi nhà, mỗi người trong khu chung cư. Thế nhưng, Ban quản trị cũng là cầu nối, là tổ chức trung gian để kết nối giữa cư dân và ban quản lý tòa nhà. Đồi thời, Ban quản trị cũng tư vấn cho Ban quản lý về các đặc trưng của cư dân cũng như tiền lệ của tòa nhà, tạo điều kiện tốt nhất cho Ban quản lý trong công tác quản lý và vận hành nhà chung cư.

xem thêm:"vai trò và chức năng của ban quản trị chung cư"